Leistungs­beschreibung

Diese Seite beschreibt, was Boxenplan als Software as a Service umfasst: die Module beider Betriebsarten, den Betrieb der Software mit Datensicherung, die Einrichtung, die Schulung und den Support. Auf sie verweisen die AGB in § 2 Abs. 2. Was ein einzelner Vertrag darüber hinaus regelt, steht im Angebot.

1. Grundlagen

• Bereitstellung: Boxenplan ist eine Webanwendung. Sie läuft in einem aktuellen Browser am Computer, am Tablet und am Handy und lässt sich auf dem Startbildschirm ablegen (Progressive Web App); ein App-Store ist nicht nötig. Für die Nutzung braucht es eine Internetverbindung.
• Eigener Mandant: Jeder Betrieb läuft als eigener Mandant mit eigener Datenbank, eigener Dateiablage und eigener Internetadresse. Zugangscodes und Benachrichtigungen gelten nur innerhalb des eigenen Mandanten.
• Nutzer und Fahrzeuge: Die Zahl der Nutzer ist nicht begrenzt. Wie viele Fahrzeuge im Preis enthalten sind, regelt die Preisliste (AGB § 5).
• Sprache und Länder: Die Software ist deutschsprachig. Betriebe in Deutschland, Österreich und der Schweiz werden mit ihren Feiertagen, ihrer Währung und ihrem Steuersatz geführt; die Feiertage gelten in Deutschland je Bundesland und in der Schweiz je Kanton.
• Anmeldung: Jede Person meldet sich mit einem persönlichen Zugangscode an, den die Leitung in der App vergibt; Konten mit E-Mail-Adresse und Passwort gibt es nicht. Eine Person kann auf bis zu fünf Geräten gleichzeitig angemeldet sein. Wer ein Gerät 90 Tage nicht nutzt, ist dort automatisch abgemeldet. Jede Person sieht ihre Geräte und meldet sie einzeln ab; die Leitung kann Zugangscodes erneuern und Geräte aus der Ferne abmelden. Eine Bremse in drei Stufen schützt die Anmeldung gegen systematisches Durchprobieren.
• Rollen und Rechte: Rollen (Admin, Vorgesetzte) und Abteilungen bestimmen, wer was darf, etwa wer Fahrzeuge verwaltet, Urlaub genehmigt oder anderen Aufgaben zuweist. Der Server prüft das bei jedem Aufruf.
• Module: Alle Module sind im Preis enthalten. Der Admin des Betriebs schaltet einzelne Module in der App ab und wieder ein. Ein abgeschaltetes Modul verschwindet aus der App, seine Daten bleiben erhalten.

2. Betriebsarten

Jeder Betrieb hat genau eine Betriebsart. Sie wird beim Anlegen gewählt und entscheidet, welche Abläufe und Papiere es gibt. Der Preis ist in beiden Betriebsarten derselbe.

• Autohaus: Leihwagen und Ersatzfahrzeuge rund um die Werkstatt. Gebucht wird auf ein einzelnes Fahrzeug, als Kundenleihwagen, Dienstwagen oder Probefahrt. Papiere sind der Leihvertrag und das Probefahrt-Protokoll.
• Autovermietung: Vermietung nach Fahrzeugklassen. Reserviert wird auf eine Klasse, das Fahrzeug wird später zugewiesen. Dazu kommen die Funktionen aus Abschnitt 4. Ein Probefahrt-Protokoll gibt es dort nicht, Dienstfahrten schon. Beim Anlegen ist das Modul Essen ausgeschaltet; der Admin kann es einschalten.

3. Module

Die Startseite „Heute“ gehört immer dazu. Die übrigen Bereiche sind Module, die der Admin einzeln abschalten kann (Abschnitt 1).

Heute

• Die Startseite zeigt allen in der Karte „Heute im Haus“, wer Dienst hat, welche Fahrzeuge heute hinausgehen oder zurückkommen und wer im Urlaub oder abwesend ist. Darunter stehen der eigene Dienst, die eigenen offenen Aufgaben und das, was heute bestellt werden kann.
• „Heute nicht da“: Jede Person meldet sich selbst als abwesend (krank, Berufsschule oder sonstiges, mit Zeitraum). Die Meldung gilt sofort, ohne Genehmigung; die Leitung wird benachrichtigt und kann Abwesenheiten auch für andere eintragen.

Dienste

• Für jeden Wochentag von Montag bis Freitag ist genau eine Person eingeteilt, jede Woche gleich.
• Die Dienst habende Person hakt eine Tages-Checkliste ab, die sich jeden Tag zurücksetzt. Ob die Punkte erledigt wurden, wird festgehalten.
• Ist die eingeteilte Person abwesend gemeldet, übernimmt automatisch die nächste anwesende Person im Wochenplan und wird benachrichtigt. Morgens erinnert eine Benachrichtigung an den Dienst des Tages.
• Optional lässt sich einer Person, die ihren Dienst nicht erledigt hat, eine Woche zusätzlicher Dienst zuweisen; die Software zählt solche Zuweisungen je Person. Diese Hausregel ist ab Werk ausgeschaltet, einschalten kann sie nur der Admin.

Urlaub

• Jede Person stellt ihre Urlaubsanträge selbst; die Leitung genehmigt oder lehnt ab, der Stand steht am Antrag.
• Der Abteilungskalender zeigt, wer im selben Zeitraum schon weg ist. Abwesenheiten stehen dort in eigener Farbe je Art und lassen sich dort melden und zurücknehmen.

Aufgaben

• Ansichten „Meine“, „Alle“ und „Erledigt“. Eine Aufgabe hat Titel, Beschreibung, Fälligkeit (Datum, auf Wunsch mit Uhrzeit), Priorität und eine oder mehrere zuständige Personen und kann mit einem Fahrzeug oder einer Ausleihe verknüpft sein.
• Checkliste, Kommentare und bis zu sechs Fotos je Aufgabe direkt aus der Kamera, auch als Nachweis beim Abhaken.
• Wiederkehrende Aufgaben (täglich, wöchentlich an bestimmten Tagen oder monatlich) legen die nächste beim Abhaken selbst an.
• Benachrichtigungen bei einer Zuweisung, bei Kommentaren, eine Stunde vor einer Fälligkeit mit Uhrzeit und beim Abhaken an die Person, die die Aufgabe gestellt hat.
• Anderen Personen Aufgaben zuweisen dürfen die Leitung und die dafür vorgesehenen Abteilungen.

Chat

• Feste Kanäle für das Haus (Allgemein, Leihwagen, Ankündigungen), je Abteilung ein eigener Kanal und Direktnachrichten zwischen zwei Personen. Weitere Kanäle legt der Admin an. Im Ankündigungskanal schreibt nur die Leitung.
• Fotos kommen nur direkt aus der Kamera. Ausleihen, Fahrzeuge und Aufgaben lassen sich als Kachel teilen, aus einer Nachricht wird per langem Druck eine Aufgabe. Dazu Erwähnungen, eine Suche und das Stummschalten einzelner Kanäle.
• Eigene Nachrichten lassen sich 15 Minuten lang zurücknehmen, der Admin kann jede Nachricht löschen.
• Nachrichten werden nach 90 Tagen, Fotos nach 30 Tagen automatisch gelöscht; Ankündigungen bleiben, bis sie jemand löscht.

Essen

• Der Admin gibt Restaurants frei und pflegt Artikel mit ankreuzbaren Optionen; beim Bestellen gibt es ein Feld für Sonderwünsche.
• Ein Bestellschluss je Restaurant beendet das Bestellen zur eingestellten Uhrzeit.
• Die App fasst alle Bestellungen zu einer Einkaufsliste zusammen und führt mit, wer bezahlt hat. Eigene, noch nicht bezahlte Bestellungen kann jede Person selbst stornieren.
• „Essen ist da“ benachrichtigt alle, die bei diesem Restaurant bestellt haben.

Leihwagen

• Fahrzeuge: mit Kennzeichen, Bezeichnung und Fahrgestellnummer, nach Anbieter gruppiert. Ein Fahrzeug, das aus dem Bestand geht, wird stillgelegt und nicht gelöscht, damit abgelegte Verträge ihren Bezug behalten.
• Planer: alle Fahrzeuge über die Zeitachse als Tag, Woche oder Monat, mit Filtern, Heute-Linie und schattierten Wochenenden und Feiertagen. Buchungen entstehen mit einem Tipp und lassen sich per Ziehen verschieben, verlängern oder auf ein anderes Fahrzeug legen. Überschneidungen lehnt der Server ab.
• Ausleihen: Kilometerstand, Tankfüllstand und Reichweite bei Übergabe und Rücknahme. Ist ein Fahrzeug unterwegs, lässt sich nur noch das Ende nach hinten verschieben. Mit dem Kilometerstand bei der Rückgabe setzt die App die Ausleihe auf „zurück“. Wurde ein Fahrzeug seit der letzten Rücknahme nicht bewegt, bietet die App deren Werte zur Übernahme an; übernommen wird nur auf Knopfdruck.
• Schadensakte: je Fahrzeug eine Skizze mit nummerierten Markierungen, Bezeichnung, Datum, Name und bis zu zwei Fotos je Schaden. Ein Schaden bleibt offen, bis er als behoben gesetzt wird. Die Fotos erscheinen nicht im Vertrag.
• Leihvertrag und Probefahrt-Protokoll: als ausgefülltes PDF aus der eigenen Vorlage des Betriebs oder, solange keine hinterlegt ist, aus einer neutralen Standardvorlage (AGB § 2 Abs. 6).
• Unterschrift: am Bildschirm, über einen QR-Code am eigenen Handy des Kunden (der Link gilt 48 Stunden und nur für diesen Vertrag) oder auf Papier mit anschließendem Foto oder PDF. Vor der Unterschrift lässt sich der vollständige Vertrag öffnen, der Kunde bestätigt das Lesen. Zu jeder Unterschrift am Bildschirm oder per QR-Code steht ein Protokoll im Vertrag.
• Ausweise: Führerschein und Personalausweis lassen sich abfotografieren. Die Aufnahmen stehen nur im Vertragsdokument und sind nicht einzeln abrufbar.
• Kunden-Link: ein persönlicher Link, 48 Stunden gültig, über den der Kunde Name, Anschrift, Telefon und E-Mail selbst einträgt und Führerschein und Ausweis fotografiert. In die Buchung kommt das erst, wenn das Team es geprüft und übernommen hat; nicht übernommene Angaben werden 30 Tage nach Ende der Ausleihe gelöscht.
• Archiv: Freigegebene Vertragsfassungen werden versiegelt (Prüfsumme SHA-256) und sind durchsuchbar nach Kennzeichen, Modell, Name, Auftragsnummer und Zeitraum. Vertragsdokumente öffnen sich nur mit einem zweiten Faktor, einem sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App; die Freigabe gilt 15 Minuten auf dem jeweiligen Gerät, und jeder Abruf steht im Zugriffsprotokoll. Der Kunde lädt seinen Vertrag über seinen persönlichen QR-Link herunter, freigeschaltet mit seiner Postleitzahl, sobald eine Fassung freigegeben ist. Der Link gilt 48 Stunden, danach erzeugt ihn der Betrieb neu; der Download bleibt längstens bis 30 Tage nach der Rückgabe offen. Verträge werden nicht automatisch gelöscht.
• Erinnerungen: Benachrichtigungen an die zuständige Person eine Stunde vor der Übergabe, am Morgen des Rückgabetags und bei Überfälligkeit tagsüber alle vier Stunden. Jede Person kann sie für sich abschalten.
• Dienstwagen und Probefahrt: Beim Dienstwagen stehen die fahrende Person, der Zeitraum, die Kilometerstände und auf Wunsch ein Zweck; Vertrag, Unterschrift und Ausweiskopien entfallen. Bei der Probefahrt werden Name und Telefon, der Führerschein als Foto, die geplante Dauer und die begleitende Person erfasst, auf Wunsch mit einem Probefahrt-Protokoll zum Unterschreiben.

Begrüßung

• Die Tagesliste am Empfang: wer heute, morgen oder an einem gewählten Tag kommt, mit Uhrzeit, Anrede und Name, Anlass, zuständiger Person, Kennzeichen und Notiz. Übergaben, Rückgaben und Probefahrten erscheinen von selbst aus dem Modul Leihwagen.
• Die Farbe eines Eintrags folgt aus Kästchen: ob E-Mail und Telefon vorliegen und ob die Einwilligungserklärung des Hauses vorliegt. „Ist da“ benachrichtigt die zuständige Person.
• Eine Vollbildansicht für den Empfang, die Tagesliste als PDF und ein Etikett mit Name und Kennzeichen für den Schlüsselanhänger.
• Einträge werden 30 Tage nach dem Besuchstag automatisch gelöscht.
• In der Betriebsart Autovermietung zeigt dieses Modul stattdessen, was heute abgeholt und zurückgebracht wird, Überfälliges zuerst.

4. Zusätzlich in der Betriebsart Autovermietung

Diese Funktionen gehören zum Modul Leihwagen. Rechnungen, Kautionen, Kundenstamm und Fahrerauskünfte bleiben auch bei abgeschaltetem Modul erreichbar.

• Fahrzeugklassen mit Mindestalter, geforderter Dauer des Führerscheinbesitzes und einem Aufbereitungspuffer zwischen zwei Mieten (Vorgabe zwei Stunden). Reserviert wird auf eine Klasse, das Fahrzeug wird an einer Stelle zugewiesen. Ein Überbuchungsschutz zählt die freien Fahrzeuge der Klasse gegen die überlappenden Buchungen; eine Überbuchung geht nur mit Grund. Fahrzeuge lassen sich mit Grund sperren (Werkstatt, Aufbereitung, Verkauft, Sonstiges).
• Tarife je Klasse als Fassungen mit Gültigkeitstag: Preise je Tag, Woche, Monat und Wochenende, Saisonzeiträume, Freikilometer und Preis je Mehrkilometer, Kaution, Selbstbeteiligung getrennt nach Haftpflicht und Vollkasko, Tankregelung, Reinigungspauschale, Verspätungsgebühr, Gebühr für einen Verkehrsverstoß, Stornostufen und Zusatzleistungen. Der geltende Tarif wird an der Buchung festgeschrieben.
• Ablauf in sechs Stufen: reserviert, Fahrzeug zugewiesen, übergeben, zurück, abgerechnet, abgeschlossen. Eine Stornierung ist ein eigener Weg mit Grund und Gebühr nach Tarif.
• Kundenstamm mit Führerschein- und Ausweisangaben, Firmenkunden und Sperrvermerk. Vor der Übergabe prüft die App Mindestalter, Dauer des Führerscheinbesitzes, Gültigkeit von Führerschein und Ausweis und eine Sperre. Bis zu fünf Zusatzfahrer je Buchung werden auf Mindestalter, Dauer des Führerscheinbesitzes und Gültigkeit des Führerscheins geprüft.
• Übergabe und Rückgabe: vor der Übergabe sieben Pflichtaufnahmen (vier Seiten, Tacho, Tankanzeige, Innenraum), Kilometer- und Tankstand und die Unterschriften von Mieter und Vermieter, dazu eine Zubehörliste; bei der Rückgabe Kilometer- und Tankstand.
• Nachberechnung als Vorschlag: Mehrkilometer, Tank, Verspätung, Reinigung und neue Schäden, jede Position mit ihrer Rechnung im Klartext. Gebucht wird sie erst mit der Rechnung.
• Mietvertrag als ausgefülltes PDF aus der eigenen Vorlage des Betriebs oder aus der mitgelieferten Mustervorlage. Die Mustervorlage ist von keinem Anwalt freigegeben und trägt auf jeder Seite den Hinweis „Muster, vom Betrieb vor Verwendung rechtlich zu prüfen“.
• Rechnung mit fortlaufender Nummer je Betrieb und Jahr, unveränderbar, eine Berichtigung nur durch eine Gegenrechnung, als PDF und als CSV für die Buchhaltung. Anzahlung, Kaution (hinterlegt, verrechnet, zurückgezahlt) und Zahlungen werden erfasst, nicht abgewickelt.
• Flotte mit Terminen für Hauptuntersuchung, Abgasuntersuchung, Wartung, Reifenwechsel und Versicherung, fällig nach Datum oder Kilometerstand, mit Warnung 30 Tage vorher, dazu die Auslastung je Fahrzeug und je Klasse.
• Fahrerauskunft für Behörden: Suche nach Kennzeichen und Zeitpunkt, Herausgabe nur mit Anlass, unveränderbar festgehalten und als PDF. Suche und PDF liegen hinter dem zweiten Faktor, jeder Abruf steht im Zugriffsprotokoll.

5. Für alle Module

• Aktivitätsprotokoll: Änderungen an Daten mit Zeitpunkt, handelnder Person, betroffenem Datensatz, bei Wertänderungen altem und neuem Wert und einer kurzen Gerätebezeichnung. Nicht erfasst werden reines Ansehen, Anmeldungen, Standort und Nutzungszeiten. Einsehen kann es die Leitung, als CSV exportieren können es Admin und Geschäftsführung. Einträge lassen sich nicht ändern und werden nach zwölf Monaten automatisch gelöscht.
• Löschgrund: Wer eine Ausleihe, einen Vertrag oder einen Schaden löscht oder ein Fahrzeug stilllegt, gibt einen Grund an; ein Wort genügt. Grund und gelöschter Inhalt stehen im Aktivitätsprotokoll.
• Benachrichtigungen: Push-Meldungen auf die Geräte, auf denen eine Person sie eingeschaltet hat. Erinnerungen zu Leihwagen und, in der Betriebsart Autovermietung, zur Flotte lassen sich je Person abschalten.
• Datenexport: Der Admin des Betriebs lädt dessen Daten jederzeit selbst als ZIP-Datei herunter: jede Tabelle als CSV und JSON, alle Vertragsdokumente und Fotos (Bilder von Führerschein und Ausweis nur als Teil der Vertragsdokumente), mit Prüfsummen und einer Beschreibung des Aufbaus. Dafür braucht es den zweiten Faktor, und jeder Abruf steht im Zugriffsprotokoll.
• Support-Chat: Unter „Mehr“ schreibt jede Person dem Anbieter direkt aus der App; Admin und Geschäftsführung können dort Verbesserungen vorschlagen. Kundendaten gehören nicht hinein. Ein Verlauf wird samt Fotos nach 24 Monaten gelöscht.
• Was ist neu: Die App führt ein Updateprotokoll; die öffentliche Fassung steht unter boxenplan.com/updates.
• Darstellung: helles und dunkles Design, am Computer ein eigenes Layout für breite Bildschirme.

6. Betrieb und Datensicherung

• Der Anbieter betreibt die Software auf einem selbst verwalteten Server im Rechenzentrum Nürnberg der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Die Betriebsdaten liegen auf einem verschlüsselten Datenträger.
• Der Zugang läuft ausschließlich verschlüsselt über Cloudflare. Die Software setzt keine Cookies und keine Analyse-Dienste ein.
• Datenbank, Fotos und Vertragsdokumente werden täglich gesichert. Auf dem Server bleiben 14 Stände der Datenbank; jede Sicherung geht außerdem verschlüsselt an einen zweiten Standort in Deutschland (Falkenstein) und bleibt dort 30 Tage. Die Wiederherstellung wird monatlich automatisch geprüft.
• Der Anbieter schuldet eine Verfügbarkeit von 98 % im Jahresmittel und kündigt Wartungsarbeiten nach Möglichkeit 48 Stunden vorher an; Einzelheiten stehen in AGB § 6, die technischen und organisatorischen Maßnahmen in Anlage 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
• Laufende Weiterentwicklung und Updates sind im Preis enthalten.

7. Einrichtung und Schulung

• Der Anbieter richtet den Betrieb aus der Ferne ein: Abteilungen, Fahrzeuge, Stammdaten und Vertragsvorlagen. Die laufenden Leihwagentermine übernimmt er aus Excel oder Kalender.
• Fahrzeugliste, Mitarbeiter und Vertragsvorlage lädt der Kunde über einen persönlichen Link hoch; die Dateien werden 90 Tage nach dem Eingang gelöscht. Die Einrichtung erledigt der Anbieter in der Regel innerhalb von fünf Werktagen nach Eingang dieser Unterlagen.
• Jede Person bekommt ihren Zugangscode. Die Schulung des Teams online, per Microsoft Teams, Video oder Telefon, ist enthalten.
• Leistungen vor Ort, etwa eine Einrichtung oder Schulung im Haus des Kunden, gibt es nur auf Anfrage nach gesonderter Vereinbarung; sie werden nach Erbringung berechnet (AGB § 5 Abs. 2).

8. Support

• Support per E-Mail an [email protected], Montag bis Freitag; auf Anfragen antwortet der Anbieter in der Regel innerhalb eines Werktags (AGB § 6 Abs. 4).
• Telefon +49 212 25085094, Montag bis Freitag 8 bis 9 und 17 bis 19 Uhr, sonst Rückruf innerhalb eines Werktags.
• In der App über den Support-Chat (Abschnitt 5).
• Eine verbindliche Reaktionszeit und weitergehende Servicezusagen gibt es nur nach gesonderter Vereinbarung.

9. Nicht enthalten

• Keine Abwicklung von Zahlungen. Erfasst werden nur Betrag, Datum und Zahlungsart; eine Anbindung an einen Zahlungsdienstleister gibt es nicht.
• Keine Buchhaltung. Rechnungen der Betriebsart Autovermietung gehen als PDF heraus und lassen sich als CSV exportieren.
• Keine Schnittstelle zu einem Dealer-Management-System oder anderen Drittsystemen, keine Anpassungen an individuelle Wünsche und keine Beschaffung von Endgeräten, soweit nicht ausdrücklich vereinbart (AGB § 2 Abs. 5).
• Kein anwaltlich geprüfter Vertragstext. Für den Inhalt seiner Vertragsvorlagen ist der Kunde verantwortlich (AGB § 2 Abs. 6).
• Keine Rechtsberatung, auch nicht zu Mitbestimmung, Datenschutz oder Vertragsgestaltung.
• Kein Betrieb ohne Internetverbindung; Eingaben lassen sich nicht offline sammeln und später nachreichen.

10. Weiterentwicklung

Der Anbieter entwickelt die Software fortlaufend weiter. Funktionen können hinzukommen, verändert oder ersetzt werden, solange der vertraglich vereinbarte Funktionsumfang im Kern erhalten bleibt (AGB § 2 Abs. 3). Diese Seite gibt den jeweils aktuellen Stand wieder; neue Funktionen stehen im Updateprotokoll.

Stand: 23. September 2026

Zuletzt aktualisiert am 23.09.2026