Leihwagenverwaltung im Autohaus
Die vier Aufgaben: Belegung planen, Zustand dokumentieren, Vertrag erzeugen, wiederfinden.
Glossar zur Leihwagen- und Mietwagenverwaltung
Dieses Glossar erklärt die Begriffe, die rund um Leih- und Mietfahrzeuge immer wieder vorkommen: Leihwagenverwaltung, Ersatzfahrzeug, Werkstattersatzwagen, digitaler Leihvertrag, Übergabeprotokoll, Schadensdokumentation, Selbstbeteiligung, Freikilometer und Fahrerauskunft. Jeder Begriff steht für sich: zuerst die Definition in zwei bis drei Sätzen, danach ein Satz dazu, wie Boxenplan damit umgeht.
Begriffe im Überblick
- Leihwagenverwaltung
- Ersatzfahrzeug
- Werkstattersatzwagen
- Digitaler Leihvertrag
- Übergabeprotokoll
- Schadensdokumentation
- Selbstbeteiligung
- Freikilometer
- Fahrerauskunft
Leihwagenverwaltung
Eine Leihwagenverwaltung ist die Organisation der Fahrzeuge, die ein Betrieb seinen Kunden vorübergehend überlässt. Sie hat vier Aufgaben, die zusammengehören: die Belegung planen, den Zustand des Fahrzeugs dokumentieren, je Ausleihe einen Vertrag erzeugen und die Unterlagen später wiederfinden. Fehlt eine davon, entsteht die Lücke meist bei der Rückgabe.
In Boxenplan liegen diese vier Aufgaben an einer Stelle: ein Planer über alle Fahrzeuge, eine Schadensakte je Fahrzeug, das Vertragsdokument je Ausleihe als fertig ausgefülltes PDF, im Autohaus der Leihvertrag und in der Autovermietung der Mietvertrag, und ein durchsuchbares Archiv mit versiegelten Fassungen.
Ersatzfahrzeug
Ein Ersatzfahrzeug ist ein Auto, das ein Betrieb einem Kunden vorübergehend überlässt, solange dieser sein eigenes Fahrzeug nicht nutzen kann. Es kann aus dem eigenen Fuhrpark oder von einem Mietpartner stammen. In Boxenplan entsteht zu einer solchen Ausleihe ein Leihvertrag aus Fahrzeug, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kunde und Zeitraum.
In Boxenplan ist ein an einen Kunden überlassenes Ersatzfahrzeug eine Buchung der Nutzungsart Kundenleihwagen; die beiden anderen Nutzungsarten sind Dienstwagen, bei dem Vertrag, Unterschrift und Ausweiskopien entfallen, und Probefahrt.
Werkstattersatzwagen
Ein Werkstattersatzwagen ist ein Ersatzfahrzeug, das ein Autohaus oder ein Werkstattbetrieb einem Kunden für die Zeit einer Reparatur oder Wartung überlässt. Er kann aus dem eigenen Fuhrpark oder von einem Mietpartner stammen. Zur Zuordnung zum Werkstattauftrag dient dessen Auftragsnummer.
In Boxenplan läuft ein Werkstattersatzwagen als gewöhnliche Ausleihe der Nutzungsart Kundenleihwagen. Die Auftragsnummer ist ein Feld der Ausleihe; ist sie eingetragen, wird sie in den Leihvertrag gedruckt und ist im Archiv eines der Suchfelder neben Kennzeichen, Modell, Name und Zeitraum.
Digitaler Leihvertrag
Ein digitaler Leihvertrag ist ein Vertrag über die Überlassung eines Fahrzeugs, der elektronisch erzeugt und elektronisch unterschrieben wird. Ein solcher Vertrag ist grundsätzlich formfrei und wäre auch mündlich wirksam; das Schriftstück ist ein Beweismittel, kein Wirksamkeitserfordernis. Eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift ist nach der eIDAS-Verordnung eine einfache elektronische Signatur, der nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch ist.
In Boxenplan entsteht der Leihvertrag als fertig ausgefülltes PDF aus den Daten der Ausleihe und wird auf einem von drei Wegen unterschrieben: mit dem Finger auf dem Bildschirm des Betriebs, über den QR-Code auf dem Ausdruck am eigenen Handy des Kunden, dessen Link 48 Stunden und nur für diesen einen Vertrag gilt, oder auf Papier mit anschließendem Foto.
Übergabeprotokoll
Ein Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand ein Fahrzeug übergeben wurde. Dazu gehören Datum und Uhrzeit, der Kilometerstand, der Tankfüllstand, die vorhandenen Schäden auf einer Fahrzeugskizze, mitgegebenes Zubehör, Bemerkungen und die Unterschriften beider Seiten. Bei der Rückgabe wird dasselbe noch einmal aufgenommen, damit sich beide Zustände vergleichen lassen.
In Boxenplan gibt es kein getrenntes Übergabeprotokoll. Kilometerstand, Reichweite, Tankfüllstand, Schadensskizze, Bemerkungen, Zeitpunkt, übergebende Person und die Unterschriften von Übernahme und Rücknahme stehen im Vertrag selbst. Eine Zubehörliste führt nur der Mietvertrag der Autovermietung.
Schadensdokumentation
Schadensdokumentation ist das Festhalten des Fahrzeugzustands, damit später belegbar ist, welcher Schaden wann und bei welchem Vorgang festgestellt wurde. Ein Eintrag besteht aus einer Bezeichnung, der Stelle auf der Fahrzeugskizze, dem Datum, dem Namen der eintragenden Person und Fotos. Ein Schaden endet nicht mit der Ausleihe: Er bleibt bestehen, bis ihn jemand behebt, und gehört deshalb zum Fahrzeug und nicht zum einzelnen Vertrag.
In Boxenplan führt jedes Fahrzeug seine eigene Schadensakte mit Skizze, nummerierten Markierungen, Fotos, Datum, Name und Verlauf, und was bei Übernahme oder Rücknahme neu markiert wird, hängt zugleich an dieser Ausleihe.
Selbstbeteiligung
Die Selbstbeteiligung ist der Betrag, den der Mieter im Schadensfall selbst trägt. Sie gilt je Schadensfall. In der Autovermietung wird sie getrennt nach Haftpflicht und Vollkasko ausgewiesen.
In Boxenplan gehören die nach Haftpflicht und Vollkasko getrennten Selbstbeteiligungen zum Tarif einer Fahrzeugklasse und kommen damit nur in der Betriebsart Autovermietung vor; der Leihvertrag eines Autohauses druckt stattdessen den einen Betrag aus den Firmendaten des Betriebs.
Freikilometer
Freikilometer sind die Kilometer, die im vereinbarten Mietpreis enthalten sind. Sie werden je Tag festgelegt und über die Mietdauer zusammengezählt; jeder darüber hinaus gefahrene Kilometer wird zum ausgewiesenen Preis je Mehrkilometer berechnet. Ist im Tarif kein Wert hinterlegt, steht im Mietvertrag „unbegrenzt“.
In Boxenplan gibt es Freikilometer nur in der Betriebsart Autovermietung: Sie stehen als Kilometer je Tag im Tarif einer Fahrzeugklasse, werden beim Buchen zusammen mit dem übrigen Tarif festgeschrieben, auf dem Mietvertrag ausgewiesen und bei der Rückgabe gegen die tatsächlich gefahrenen Kilometer gerechnet.
Fahrerauskunft
Eine Fahrerauskunft ist die Auskunft darüber, wem ein bestimmtes Fahrzeug zu einem bestimmten Zeitpunkt überlassen war. Behörden fragen sie nach einem Verkehrsverstoß an; die Angaben stammen aus dem Mietvertrag und dem Kundenstamm des Vermieters. Dabei werden Daten des Mieters herausgegeben.
In Boxenplan gibt es die Fahrerauskunft nur in der Betriebsart Autovermietung. Suche und PDF liegen hinter dem zweiten Faktor, und jeder dieser Abrufe steht im Zugriffsprotokoll des Archivs. Die erteilte Auskunft wird mit Kennzeichen, Zeitpunkt, Anlass, Behörde, Aktenzeichen, dem Ergebnis als Kopie und der ausstellenden Person unveränderbar festgehalten.
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