Leihwagensoftware für Autovermietungen

Boxenplan kennt zwei Betriebsarten: Autohaus und Autovermietung. In der Betriebsart Autovermietung wird auf eine Fahrzeugklasse reserviert statt auf ein bestimmtes Kennzeichen, das konkrete Fahrzeug wird später zugewiesen, und gilt für die Fahrzeugklasse an diesem Tag ein Tarif, wird er beim Buchen an der Buchung festgeschrieben. Diese Seite beschreibt den Ablauf einer Miete von der Reservierung bis zur Abrechnung und sagt, welchen Teil davon Boxenplan übernimmt. Sie benennt ebenso, was Boxenplan dabei nicht tut.

Was ist eine Leihwagensoftware für Autovermietungen?

Eine Leihwagensoftware für Autovermietungen verwaltet die Vermietung von Fahrzeugen: Verfügbarkeit, Preise, Vertrag, Zustandsnachweis und Abrechnung. Der Unterschied zu einer Leihwagenverwaltung im Autohaus liegt darin, dass die Miete selbst die Leistung ist; dazu gehören ein Tarif, eine Kaution, eine Selbstbeteiligung und eine Rechnung. Boxenplan führt eine Miete dafür in einem einzigen Vorgang von der Reservierung bis zur Rechnung; das ist die Betriebsart Autovermietung, und ein Betrieb der Art Autohaus bekommt diese Abläufe nicht zu sehen.

Der Ablauf einer Miete

Eine Miete durchläuft in Boxenplan sechs Stufen, die nacheinander geschaltet werden: reserviert, Fahrzeug zugewiesen, übergeben, zurück, abgerechnet, abgeschlossen. Jeder Übergang hat seine eigene Prüfung und steht im Aktivitätsprotokoll. Ein Schritt zurück ist bis zur Stufe „Reserviert“ möglich; aus „Abgeschlossen“ führt kein Weg zurück. Die Schritte zwischen „Reserviert“ und „Zurück“ darf nur die Leitung gehen.

• Reserviert: Gebucht wird auf eine Fahrzeugklasse, ein Kennzeichen muss noch nicht feststehen. Abhol- und Rückgabezeit sind Pflicht, weil sonst der Aufbereitungspuffer in den Folgetag rechnete. Boxenplan zählt die verfügbaren Fahrzeuge der Klasse gegen die überlappenden Buchungen; ist keines mehr frei, geht die Buchung nur mit einem Grund durch, der im Protokoll steht. Der an diesem Tag geltende Tarif wird als Schnappschuss an der Buchung festgeschrieben, damit eine spätere Tariffassung eine laufende Miete nicht verändert.
• Fahrzeug zugewiesen: Die Disposition trägt das konkrete Fahrzeug nach. Steht es schon beim Anlegen fest, beginnt die Buchung gleich auf dieser Stufe. Nachträglich bekommt eine Buchung ihr Fahrzeug nur über diesen einen Weg; dabei werden Überschneidung und Sperre des Fahrzeugs geprüft.
• Übergeben: Vorher prüft Boxenplan, ob ein Fahrzeug zugewiesen ist, ob die sieben Pflichtfotos vorliegen, ob Kilometerstand und Tankstand eingetragen sind, ob die Unterschriften von Mieter und Vermieter da sind und ob der Mieter im Kundenstamm steht. Erst dann wird der Übergabezeitpunkt festgehalten.
• Zurück: Kilometerstand und Tankstand bei der Rücknahme sind Pflicht. Boxenplan rechnet daraufhin einen Vorschlag zur Nachberechnung und gibt ihn zurück; gebucht wird davon nichts.
• Abgerechnet: Aus dem festgeschriebenen Tarif und der bestätigten Nachberechnung entsteht eine Rechnung mit fortlaufender Nummer. Davor ist der Schritt gesperrt; nur eine stornierte Buchung lässt sich ohne Rückgabe abrechnen.
• Abgeschlossen: Die letzte Stufe. Von ihr aus gibt es keinen weiteren Übergang, und ab der Abrechnung lassen sich auch die Zusatzleistungen nicht mehr ändern.

Eine Stornierung ist keine dieser Stufen, sondern ein eigener Weg. Sie verlangt einen Grund von mindestens zehn Zeichen, errechnet die Stornogebühr nach den Stufen des Tarifs und hält beides im Protokoll fest. Eine stornierte Buchung belegt danach keinen Platz mehr in ihrer Fahrzeugklasse.

Tarife, Kaution und Selbstbeteiligung

Tarif, Kaution und Selbstbeteiligung gehören in Boxenplan zur Fahrzeugklasse, nicht zum einzelnen Fahrzeug. Ein Tarif gehört zu genau einer Fahrzeugklasse und gilt ab einem bestimmten Tag. Geändert wird ein Tarif nie; stattdessen legt der Betrieb eine neue Fassung an. Welche Fassung für eine Miete gilt, entscheidet der Beginn der Miete, und sie wird als Schnappschuss an der Buchung festgeschrieben.

Im Tarif stehen:

• Grundpreise je Tag, Woche, Monat und Wochenende. Gerechnet wird in absteigender Staffel: so viele Monate wie möglich, dann Wochen, dann Tage. Ein Wochenendpreis wird nur genommen, wenn er günstiger ist als die gestaffelte Rechnung.
• Die Miettage nach der Regel: je angefangene 24 Stunden ein Tag, mindestens ein Tag.
• Saisonzeiträume mit eigenem Tagespreis. Maßgeblich ist der Tag, an dem die Miete beginnt; in einem Saisonzeitraum gilt der Wochenendpreis nicht.
• Freikilometer je Tag und Preis je Mehrkilometer.
• Die Kaution.
• Die Selbstbeteiligung, getrennt nach Haftpflicht und Vollkasko. Nennt der Tarif zusätzlich einen Satz je Tag für eine Senkung der Selbstbeteiligung, steht er in der Gebührenübersicht des Mietvertrags.
• Die Tankregelung: entweder voll übernehmen und voll zurückgeben mit einem Preis je Liter oder eine Tankpauschale. Der Tankinhalt in Litern steht im Tarif, weil Boxenplan den Tankstand auf einer Skala von 0 bis 8 erfasst und daraus die fehlenden Liter schätzt.
• Reinigungspauschale, Preis je angefangene Stunde verspäteter Rückgabe samt Kulanzminuten und eine Gebühr für die Bearbeitung eines Verkehrsverstoßes.
• Stornostufen als Liste aus Stunden vor Beginn und Prozentsatz.
• Zusatzleistungen je Tag oder einmalig, jeweils mit Höchstmenge. Preis und Bezeichnung einer Zusatzleistung kommen immer aus dem Tarif, nie aus der Eingabe.

Die Kaution ist ein eigener Vorgang mit drei Ständen: hinterlegt, verrechnet, zurückgezahlt. Beim Verrechnen wird festgehalten, welcher Teil einbehalten wird; der Rest geht zurück. Eine Kaution ist kein Umsatz und steht deshalb nie auf der Rechnung.

Die Selbstbeteiligung Vollkasko ist zugleich die Obergrenze für neu festgestellte Schäden in der Nachberechnung. Ein höherer Schadensbetrag wird auf sie gekappt, und die Position sagt das im Klartext.

Übergabe und Rückgabe

Übergabe und Rückgabe sind in der Betriebsart Autovermietung an Bedingungen geknüpft, die Übergabe an strengere als die Rückgabe. Ohne sieben Pflichtfotos, Kilometerstand, Tankstand und die Unterschriften von Mieter und Vermieter lässt sich eine Buchung nicht auf „übergeben“ schalten. Die Pflichtfotos sind Vorne, Hinten, Links, Rechts, Tacho, Tankanzeige und Innenraum. Je Stelle wird genau ein Bild geführt, ein zweites ersetzt das erste; weitere Aufnahmen laufen unter „Weitere“.

Vor der Übergabe gehört der Mieter in den Kundenstamm, denn dort stehen Führerschein und Ausweis, und nur von dort kommen die Angaben in den Mietvertrag. Dann läuft die Prüfkette streng, also mit vollständigen Angaben:

• Mindestalter der Fahrzeugklasse, Vorgabe 18 Jahre.
• Der Führerschein besteht mindestens so lange, wie die Klasse verlangt, Vorgabe ein Jahr.
• Führerschein und Ausweis sind bis zum Ende der Miete gültig, nicht nur bis zum Beginn.
• Kein Sperrvermerk am Kunden. Eine Sperre wird aufgehoben, nicht übergangen.
• Führerscheinnummer und Gültigkeitsdatum sind eingetragen.

Für jeden eingetragenen Zusatzfahrer gelten dieselben Regeln zu Mindestalter, Dauer des Führerscheinbesitzes und Gültigkeit des Führerscheins. Ausweisgültigkeit und Sperrvermerk werden nur beim Mieter geprüft, weil Boxenplan zu einem Zusatzfahrer nur Name, Geburtsdatum und Führerscheinangaben führt. Je Buchung sind bis zu fünf Zusatzfahrer möglich.

Je Richtung wird eine Zubehör-Checkliste geführt: Warndreieck, Verbandkasten, Warnweste, Ladekabel und Reifen in Ordnung. Änderungen daran stehen im Aktivitätsprotokoll.

Bei der Rückgabe sind Kilometerstand und Tankstand Pflicht. Boxenplan rechnet daraus einen Vorschlag: Mehrkilometer über die Freikilometer hinaus, fehlender Kraftstoff nach Tankregelung, verspätete Rückgabe je angefangene Stunde nach Ablauf der Kulanzminuten, Reinigung bei starker Verschmutzung und neu festgestellte Schäden. Jede Position trägt ihre Rechnung als Text, damit am Schalter erklärbar ist, warum ein Betrag entsteht. Gebucht wird dieser Vorschlag nicht; bestätigt wird er erst mit der Rechnung.

Fahrerauskunft für Behörden

Die Fahrerauskunft beantwortet die Frage, wem ein Kennzeichen zu einem bestimmten Zeitpunkt überlassen war. Weil dabei Mieterdaten an eine Behörde herausgegeben werden, liegen Suche und PDF hinter dem zweiten Faktor, und jeder dieser Abrufe steht im Zugriffsprotokoll.

• Gesucht wird mit Kennzeichen, Datum und Uhrzeit. Gefunden wird jede nicht stornierte Buchung, deren Zeitraum diesen Zeitpunkt enthält. Es kann mehr als einen Treffer geben, etwa bei einem Wechsel am selben Tag; dann stehen alle da, und der Mensch entscheidet.
• Ein Treffer zeigt Fahrzeug, Mietzeit, Übergabe- und Rücknahmezeitpunkt, den Mieter mit Anschrift und Geburtsdatum, die Führerscheinangaben, die eingetragenen Zusatzfahrer und den Hinweis, ob der Vertrag im Archiv liegt.
• Eine erteilte Auskunft wird festgehalten: Kennzeichen, Zeitpunkt, Anlass, Behörde, Aktenzeichen, das herausgegebene Ergebnis als Kopie und die Person, die sie erstellt hat. Ohne Anlass gibt es keine Auskunft.
• Das PDF für die Behörde druckt ausschließlich diesen Schnappschuss. Es bleibt damit auch dann vollständig, wenn der Kundenstamm später abgemagert wurde.
• Ist im Tarif eine Gebühr für die Bearbeitung eines Verkehrsverstoßes hinterlegt, lässt sie sich auf der Auskunft ausweisen.

Abrechnung

Abgerechnet wird nach der Rückgabe: Boxenplan legt aus dem festgeschriebenen Tarif und der bestätigten Nachberechnung eine Rechnung mit fortlaufender Nummer an.

• Die Nummer besteht aus dem Buchstaben R, dem Jahr und einer vierstelligen laufenden Zahl. Sie läuft je Betrieb und Jahr fortlaufend, ohne Lücke und ohne Dublette, und wird in derselben Transaktion gezogen, in der die Rechnung entsteht. Die Tageswartung prüft den Nummernkreis auf Lücken und schreibt einen Fund in das Server-Log.
• Eine angelegte Rechnung ist unveränderbar. Eine falsche Rechnung wird nicht korrigiert, sondern durch eine Gegenrechnung aufgehoben: dieselben Positionen mit umgekehrtem Vorzeichen, mit Grund und mit Bezug auf das Original, das unberührt bleibt. Zu einer Rechnung gibt es höchstens eine Gegenrechnung.
• Gedruckt wird ausschließlich aus dem Schnappschuss an der Rechnung. Anschrift, Steuersatz, Währung und Positionen bleiben, wie sie beim Anlegen waren, auch wenn sich der Betrieb später umbenennt. Anders als der Mietvertrag kommt die Rechnung nicht aus einer Hausvorlage, weil sie eine Pflichtform nach § 14 UStG hat. Fehlen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den Firmendaten, steht der Hinweis darauf sichtbar auf dem Blatt.
• Eine bereits geleistete Anzahlung steht als Abzug auf der Rechnung.
• Zahlungen werden nur erfasst, nie abgewickelt. Festgehalten werden Betrag, Datum und Art: Karte, Vorautorisierung, Bar, Überweisung oder auf Rechnung. Daraus ergibt sich der Zahlungsstand offen, teilbezahlt oder bezahlt.
• Für die Buchhaltung gibt es einen Export als CSV. Er enthält je Rechnung Nummer, Datum, Leistungszeitraum, Empfänger mit Ort, Netto, Steuersatz, Steuer, Brutto, Währung, Land, Zahlungsstand, Zahlungsart, bezahlten und offenen Betrag, den Hinweis und den Bezug einer Gegenrechnung.

Die mitgelieferte Mietvertragsvorlage ist ein Muster

Die Mietvertragsvorlage, die Boxenplan mitliefert, ist ein Muster und von keinem Anwalt freigegeben. Deshalb steht auf jeder Seite dieser Vorlage in Rot der Satz „Muster, vom Betrieb vor Verwendung rechtlich zu prüfen“, und damit auch auf jedem Vertrag, der auf ihr gedruckt wird. Für den Inhalt des Vertrags ist der Betrieb verantwortlich.

• Der Ausweg ist eine eigene Vorlage. Der Betrieb lädt sein eigenes PDF hoch und setzt die Felder darauf, genau wie beim Leihvertrag eines Autohauses. Eine hochgeladene eigene Vorlage trägt den Musterhinweis nicht.
• Bevor ein Betrieb als Autovermietung läuft, muss er entweder eine eigene Mietvertragsvorlage hochladen oder ausdrücklich bestätigen, dass er das Muster rechtlich geprüft hat, mit dem Namen der Person, die das bestätigt. Diese Bestätigung wird festgehalten.
• Die Kurzfassung der Mietbedingungen auf Seite 3 der Mustervorlage sagt es selbst: „Maßgeblich sind die vollständigen Mietbedingungen des Vermieters; diese Kurzfassung ersetzt sie nicht.“
• Den Musterhinweis tragen nur Mietverträge. Die Papiere eines Autohauses, also Leihvertrag und Probefahrt-Protokoll, bekommen ihn nicht.

Was Boxenplan in der Autovermietung abdeckt

Die folgende Liste nennt die Punkte, die Boxenplan in der Betriebsart Autovermietung übernimmt.

• Reservierung auf eine Fahrzeugklasse, ohne dass ein Kennzeichen feststeht; das Fahrzeug wird später an einer einzigen Stelle zugewiesen
• Überbuchungsschutz je Klasse: verfügbare Fahrzeuge gegen überlappende Buchungen, dazu ein Aufbereitungspuffer je Klasse mit der Vorgabe zwei Stunden, der ans Ende der früheren Buchung gehängt wird
• Sperren je Fahrzeug mit Grund: Werkstatt, Aufbereitung, Verkauft oder Sonstiges
• Kundenstamm mit Führerschein- und Ausweisangaben und einer Prüfkette, die für Mieter und jeden Zusatzfahrer gleich gilt
• Tarife je Fahrzeugklasse als Fassungen mit Gültigkeitstag; der geltende Tarif wird beim Buchen an der Buchung festgeschrieben
• Mietvertrag als ausgefülltes PDF über dieselbe Feldkarte wie der Leihvertrag, mit eigener Vorlage oder mit der mitgelieferten Mustervorlage
• Übergabe und Rückgabe mit Fotos je Richtung: vor der Übergabe sind die sieben Aufnahmen Pflicht, bei der Rückgabe sind Kilometer- und Tankstand Pflicht, dazu Zubehörliste und Unterschriften
• Nachberechnung als Vorschlag: Mehrkilometer, Tank, Verspätung, Reinigung und neue Schäden, jede Position mit ihrer Rechnung im Klartext
• Rechnung mit fortlaufender Nummer, unveränderbar, Gegenrechnung statt Korrektur, als PDF und als CSV für die Buchhaltung
• Kaution als eigener Vorgang mit den Ständen hinterlegt, verrechnet und zurückgezahlt
• Flotte mit Terminen für Hauptuntersuchung, Abgasuntersuchung, Wartung, Reifenwechsel und Versicherung, fällig nach Datum oder Kilometerstand, mit Warnung 30 Tage vorher, dazu die Auslastung je Fahrzeug und je Klasse im Monat
• Fahrerauskunft hinter dem zweiten Faktor, jede erteilte Auskunft unveränderbar festgehalten und als PDF für die Behörde

Was Boxenplan nicht tut

Boxenplan wickelt keine Zahlungen ab. Es erfasst nur, was der Betrieb gebucht hat: Betrag, Datum und Zahlungsart. Kaution und Zahlung sind Einträge in der Verwaltung, keine Vorgänge bei einem Zahlungsdienstleister.

• Boxenplan ersetzt keine Buchhaltung. Rechnungen gehen als PDF heraus und lassen sich als CSV exportieren; weiterverarbeitet werden sie anderswo.
• Boxenplan liefert keinen anwaltlich geprüften Vertragstext. Die mitgelieferte Mietvertragsvorlage ist ein Muster und trägt auf jeder Seite den Hinweis, dass der Betrieb sie vor der Verwendung rechtlich prüfen muss.
• Boxenplan schreibt nichts in ein vorhandenes Dealer-Management-System und liest nichts daraus.
• Die Nachberechnung bei der Rückgabe ist ein Vorschlag. Boxenplan bucht sie nicht selbst; bestätigt wird sie von Hand mit der Rechnung.
• Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich nicht nachträglich ändern. Wer einen Fehler berichtigen will, erzeugt eine Gegenrechnung.

Was Boxenplan kostet

Die Betriebsart Autovermietung kostet dasselbe wie die Betriebsart Autohaus: 79 € je Standort und Monat, netto. Darin enthalten sind alle Module, eine unbegrenzte Zahl von Nutzern und bis zu zehn Fahrzeuge je Standort, dazu die Einrichtung aus der Ferne und die Schulung per Video. Für jede weiteren angefangenen zehn Fahrzeuge kommen 34 € je Monat dazu. Maßgeblich ist die Zahl der im Fuhrpark angelegten, nicht stillgelegten Fahrzeuge zu Beginn des Abrechnungsmonats.

Häufige Fragen

Was unterscheidet die Betriebsart Autovermietung vom Autohaus?

In der Betriebsart Autovermietung ist die Miete selbst die Leistung, im Autohaus geht es um Leihwagen und Ersatzfahrzeuge rund um die Werkstatt. Eine Vermietung reserviert auf eine Fahrzeugklasse statt auf ein bestimmtes Kennzeichen, das konkrete Fahrzeug wird später zugewiesen. Fahrzeugklassen, Tarife, Kundenstamm, Kautionen, Rechnungen und Fahrerauskunft gibt es nur in einer Vermietung, in einem Autohaus sind diese Bereiche nicht erreichbar. Eine Vermietung druckt einen Mietvertrag, ein Autohaus Leihvertrag und Probefahrt-Protokoll; der Preis ist in beiden Betriebsarten derselbe. Den Ablauf einer Miete von der Reservierung bis zur Abrechnung beschreibt die Seite Leihwagensoftware für Autovermietungen.

Wie werden Fahrzeugklassen und Tarife abgebildet?

Über Tarife, die an der Fahrzeugklasse hängen und nicht am einzelnen Fahrzeug.

Jeder Tarif gehört zu genau einer Klasse und gilt ab einem bestimmten Tag. Geändert wird ein Tarif nie, der Betrieb legt stattdessen eine neue Fassung an; welche gilt, entscheidet der Beginn der Miete, und sie wird beim Buchen als Schnappschuss festgeschrieben, damit eine spätere Fassung eine laufende Miete nicht verändert. Im Tarif stehen Grundpreise je Tag, Woche, Monat und Wochenende, Saisonzeiträume, Freikilometer je Tag und Preis je Mehrkilometer, Kaution, Selbstbeteiligung getrennt nach Haftpflicht und Vollkasko, Tankregelung, Reinigungspauschale, Verspätungsgebühr, Stornostufen und Zusatzleistungen. An der Klasse selbst hängen Mindestalter, die geforderten Jahre Führerscheinbesitz und der Aufbereitungspuffer zwischen zwei Mieten.

Wie entstehen Kaution und Endabrechnung?

Die Kaution läuft als eigener Vorgang, die Endabrechnung entsteht nach der Rückgabe aus dem festgeschriebenen Tarif.

Die Kaution hat die Stände hinterlegt, verrechnet und zurückgezahlt; beim Verrechnen wird festgehalten, welcher Teil einbehalten wird, der Rest geht zurück. Eine Kaution ist kein Umsatz und steht deshalb nie auf der Rechnung. Bei der Rückgabe rechnet Boxenplan aus Kilometerstand und Tankstand einen Vorschlag: Mehrkilometer, fehlender Kraftstoff, verspätete Rückgabe, Reinigung und neu festgestellte Schäden. Gebucht wird dieser Vorschlag nicht, bestätigt wird er erst mit der Rechnung, die eine fortlaufende Nummer trägt, unveränderbar ist und bei einem Fehler nicht korrigiert, sondern durch eine Gegenrechnung aufgehoben wird.

Wofür ist die Fahrerauskunft da?

Die Fahrerauskunft beantwortet die Frage, wem ein Kennzeichen zu einem bestimmten Zeitpunkt überlassen war. Behörden fragen sie nach einem Verkehrsverstoß an; gesucht wird mit Kennzeichen, Datum und Uhrzeit. Weil dabei Mieterdaten an eine Behörde herausgegeben werden, liegen Suche und PDF hinter dem zweiten Faktor, und jeder dieser Abrufe steht im Zugriffsprotokoll. Ohne Anlass gibt es keine Auskunft: Kennzeichen, Zeitpunkt, Anlass, Behörde, Aktenzeichen, das herausgegebene Ergebnis als Kopie und die ausstellende Person werden unveränderbar festgehalten, und das PDF für die Behörde druckt ausschließlich diesen Schnappschuss. Den Begriff erklärt auch das Glossar.

Ist die mitgelieferte Mietvertragsvorlage rechtlich geprüft?

Nein. Die mitgelieferte Mietvertragsvorlage ist ein Muster und von keinem Anwalt freigegeben; auf jeder Seite steht in Rot „Muster, vom Betrieb vor Verwendung rechtlich zu prüfen“, und damit auch auf jedem Vertrag, der auf ihr gedruckt wird. Für den Inhalt des Vertrags ist der Betrieb verantwortlich; für Leihvertrag und Probefahrt-Protokoll halten die AGB dasselbe fest, dort prüft der Anbieter Vertragsbedingungen, Gebühren, Versicherungsangaben und Datenschutzhinweise nicht auf rechtliche Richtigkeit oder Vollständigkeit. Bevor ein Betrieb als Autovermietung läuft, muss er deshalb entweder eine eigene Mietvertragsvorlage hochladen, die den Musterhinweis nicht trägt, oder mit dem Namen der bestätigenden Person festhalten, dass er das Muster rechtlich geprüft hat.

Alle Fragen und Antworten

Begriffe kurz erklärt

Alle Begriffe im Glossar

Weiterlesen

Boxenplan ansehen

Die Demo auf der Startseite lässt sich ohne Anmeldung bedienen und zeigt Planer, Schadensakte und Vertrag am Beispiel eines Autohauses. Die Abläufe einer Autovermietung, also Fahrzeugklassen, Tarife, Kaution und Abrechnung, zeigen wir in einer Vorstellung am Bildschirm.

Vorstellung anfragen Demo ansehen

Zuletzt aktualisiert am 19.09.2026