Fragen und Antworten zu Boxenplan

Eine feste Dauer sagen wir nicht zu.

Die Einrichtung läuft in drei Schritten: Sie schicken Fahrzeugliste, Mitarbeiter und Ihre eigene Leihvertragsvorlage, wir legen den Betrieb an, pflegen die Vorlage ein und übernehmen Ihre laufenden Leihwagentermine aus Excel oder Kalender, danach bekommt jede Person ihren Zugangscode und eine Schulung per Video. Die Einrichtung aus der Ferne und die Schulung per Video sind im laufenden Preis enthalten, eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an. Leistungen vor Ort, etwa eine Einrichtung oder Schulung im Haus, erbringen wir nur auf Anfrage nach gesonderter Vereinbarung, nachzulesen in den AGB.

Ihre laufenden Leihwagentermine übernehmen wir bei der Einrichtung.

Wir holen sie aus Excel oder Kalender in den Planer, damit lückenlos gewechselt wird. Überschneidet sich eine Buchung zeitlich mit einer anderen, nicht stornierten Buchung desselben Fahrzeugs, weist die App sie zurück und nennt die andere Ausleihe mit Zeitraum, so ist kein Fahrzeug doppelt vergeben. Die Übernahme gehört zur Einrichtung, zusammen mit dem Anlegen des Betriebs und dem Einpflegen Ihrer Vertragsvorlage.

Auf zwei Wegen: online per Microsoft Teams, Video oder Telefon oder auf Wunsch vor Ort in Ihrem Haus.

Online schulen wir gemeinsam in der App, mit den echten Abläufen Ihres Hauses; Fragen danach beantworten wir werktags per E-Mail. Vor Ort erklären wir die App am Tresen und in der Werkstatt, dort, wo sie später benutzt wird. Leistungen vor Ort erbringen wir nur auf Anfrage nach gesonderter Vereinbarung und berechnen sie nach Erbringung, siehe AGB. Beide Wege können Sie über das Anfrageformular anfragen.

79 € je Monat und Standort, netto, für bis zu 10 Fahrzeuge; der erste Monat ist kostenfrei. Enthalten sind alle Module, eine unbegrenzte Zahl von Nutzern, die Einrichtung aus der Ferne und die Schulung des Teams per Video, eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an. Für jede weiteren angefangenen 10 Fahrzeuge kommen 34 € je Monat dazu: 15 Fahrzeuge kosten 113 €, 30 Fahrzeuge 147 €, 80 Fahrzeuge 317 €. Maßgeblich ist die Zahl der im Fuhrpark des Standorts angelegten, nicht stillgelegten Fahrzeuge zu Beginn des jeweiligen Abrechnungsmonats. Leistungen vor Ort erbringen wir nur auf Anfrage nach gesonderter Vereinbarung und berechnen sie nach Erbringung; die Einzelheiten stehen in den AGB.

Zwölf Monate Mindestlaufzeit, danach ist der Vertrag monatlich kündbar. Der erste Monat ist kostenfrei, die Mindestlaufzeit beginnt mit dem zweiten Monat. Nach Ablauf gilt eine Frist von einem Monat zum Monatsende, eine stillschweigende Verlängerung gibt es nicht. Kündigen können beide Seiten, erstmals zum Ende der Mindestlaufzeit; eine Kündigung in Textform, etwa per E-Mail, genügt. Der Wortlaut steht in § 4 der AGB.

Alle: die Zahl der Nutzer ist nicht begrenzt. Der Grundpreis von 79 € je Monat und Standort umfasst alle Module, eine unbegrenzte Zahl von Nutzern und bis zu zehn Fahrzeuge; für jede weiteren angefangenen zehn Fahrzeuge kommen 34 € je Monat hinzu. Wie viele Personen mit Boxenplan arbeiten, ändert den Preis nicht. Eine Person kann auf bis zu fünf Geräten gleichzeitig angemeldet sein, etwa Handy, Tablet und Rechner. Meldet sie sich auf einem sechsten an, endet die am längsten ungenutzte Anmeldung.

Ja. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist Bestandteil des Vertrags und geht den AGB in Datenschutzfragen vor. Er steht dort im Wortlaut und zusätzlich als PDF zum Herunterladen bereit. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sind in Anlage 1 beschrieben und sind Vertragsbestandteil.

Nein. Boxenplan läuft im Browser. Wer möchte, legt die Adresse über „Teilen“ auf den Startbildschirm; dann öffnet sie sich in einem eigenen Fenster wie eine App. Auf dem iPhone kommen Benachrichtigungen nur auf diesem Weg an. Am PC läuft dieselbe Anwendung im Browser.

Mit einem persönlichen Zugangscode, den die Leitung in der App vergibt und sperrt. Ein Konto mit E-Mail-Adresse oder Passwort ist nicht nötig. Eine Person kann auf bis zu fünf Geräten gleichzeitig angemeldet sein, etwa Handy, Tablet und Rechner; meldet sie sich auf einem sechsten an, endet die am längsten ungenutzte Anmeldung.

Nein, Boxenplan braucht eine Internetverbindung. Die Daten liegen auf dem Server und werden bei jedem Aufruf dort geholt: Die App legt zwar ihre Programmdateien auf dem Gerät ab, die Datenabrufe sind davon ausgenommen. Eingaben lassen sich nicht offline sammeln und später nachreichen. Für den Zugang sorgt der Betrieb selbst, also Internetzugang, geeignete Endgeräte und ein aktueller Browser.

Für die reine Belegung reicht sie oft, für den Nachweis bei der Rückgabe nicht. Eine Tabelle verbindet nichts miteinander: Der Zustand des Fahrzeugs steht woanders, der Vertrag liegt im Ordner, und die Fotos der Übergabe liegen auf dem Handy der Person, die gerade Dienst hatte. In Boxenplan hängen diese Teile zusammen: Ein Schaden wird einmal eingetragen und bleibt am Fahrzeug, bis ihn jemand auf „behoben“ setzt, und jede Ausleihe hat am Ende genau ein Vertragsdokument im Archiv, durchsuchbar nach Kennzeichen, Modell, Name, Auftragsnummer und Zeitraum. Wie die Schadensakte im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite Schadensdokumentation beim Leihwagen.

Teilweise. Boxenplan deckt den Ablauf am Tresen und in der Werkstatt ab, also planen, übergeben, dokumentieren, zurücknehmen und archivieren; Abrechnung und Buchhaltung bleiben im vorhandenen System.

Boxenplan schreibt nichts in ein Dealer-Management-System und liest nichts daraus. Schnittstellen zu Drittsystemen sind nach den AGB nicht geschuldet, soweit nichts anderes ausdrücklich vereinbart ist.

Es wird stillgelegt, nicht gelöscht. Das Fahrzeug verschwindet aus Planer und Auswahllisten, die bereits geschlossenen Verträge behalten aber ihren Bezug samt Kennzeichen, Modell und Fahrgestellnummer. Wer ein Fahrzeug stilllegt, muss dafür einen Grund von mindestens zehn Zeichen angeben, der im Aktivitätsprotokoll steht. Ein versehentlich stillgelegtes Fahrzeug lässt sich wieder aufnehmen.

Ja, über einen persönlichen Link, den das Team aus der Ausleihe erzeugt und per SMS oder E-Mail weitergibt. Der Kunde trägt am eigenen Handy Name, Anschrift, Telefon und E-Mail ein, kann Führerschein und Personalausweis fotografieren und bestätigt die Datenschutzhinweise; eine App oder ein Konto braucht er dafür nicht. Der Link gilt 48 Stunden, führt nur zu dieser einen Ausleihe und wird nur für Kundenleihwagen erzeugt. Die Angaben gehen nicht unmittelbar in die Buchung: Sie liegen als „vom Kunden ausgefüllt“ daneben, bis ein Mitarbeiter sie prüft und mit einem Tipp übernimmt oder verwirft.

Auf einem von uns verwalteten Server im Rechenzentrum Nürnberg der Hetzner Online GmbH, in Deutschland. Die Betriebsdaten liegen dort auf einem verschlüsselten Datenträger, gesichert wird täglich und verschlüsselt auf einen Speicher am zweiten deutschen Standort Falkenstein mit 30 Tagen Aufbewahrung. Der Zugang aus dem Internet läuft über Cloudflare als Reverse Proxy und Tunnel-Dienst; dabei können Verbindungsdaten in die USA übertragen werden. Jeder Betrieb wird als eigener Mandant mit eigener Datenbank und eigener Dateiablage betrieben. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Nein. Boxenplan enthält kein Tracking und keine Analyse-Dienste, personenbezogene Daten werden an keinen Analyse- oder Werbedienst übermittelt, und die App ist nach der Datenschutzerklärung nicht auf eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ausgelegt. Das Aktivitätsprotokoll hält Änderungen an Daten fest, dazu das Abmelden von Geräten durch die Leitung und Zugriffe auf Vertragsdokumente; reines Ansehen von Inhalten, Anmeldungen, Standort- und Nutzungszeiten werden nicht erfasst, es ist ausschließlich für die Leitung einsehbar und wird nach zwölf Monaten gelöscht. Im Modul Dienste wird festgehalten, ob die Punkte der Tages-Checkliste erledigt sind, und bei eingeschalteten Strafwochen zählt die App mit, wie oft eine Person eine Strafwoche bekommen hat. Beides lässt sich abschalten: ist das Modul aus, gibt es weder Reiter noch Schnittstelle dazu.

Ob ein Betriebs- oder Personalrat mitzubestimmen hat, prüfen Sie vor der Einführung selbst; eine Rechtsberatung leisten wir nicht. Die AGB nennen dafür § 87 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 6 BetrVG und die entsprechenden Vorschriften der Personalvertretungsgesetze. Auf Wunsch stellen wir eine Funktionsbeschreibung bereit. Festgehalten wird Folgendes: Das Aktivitätsprotokoll verzeichnet jede Änderung an Daten mit Zeitpunkt, handelnder Person, Modul, betroffenem Datensatz und, bei Wertänderungen, altem und neuem Wert; es ist unveränderbar, nur für die Leitung sichtbar und wird nach zwölf Monaten gelöscht.

Sie bleiben am Schaden und damit in der Schadensakte des Fahrzeugs, auch wenn der Schaden auf „behoben“ gesetzt wird. Sie liegen auf dem verschlüsselten Datenträger desselben Servers in Deutschland wie die übrigen Daten; die tägliche Sicherung erfasst sie zusammen mit Datenbank und Vertragsdokumenten. Sie werden nur nach Anmeldung ausgeliefert und nicht an Analyse- oder Werbedienste übertragen. Gelöscht werden sie mit dem Schaden, zu dem sie gehören; die Datei wird dabei vom Datenträger entfernt, wie es das Löschkonzept in Anlage 1 zum Auftragsverarbeitungsvertrag festlegt.

Nein. Die Schadensakte ist eine interne Ansicht für das Team, der Kunden-Link enthält sie nicht. Im Vertrag sieht der Kunde den Zustand des Fahrzeugs: oben, was bei der Übergabe bereits offen war, unten nur das, was während seiner Ausleihe dazugekommen ist.

Sie bekommen Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format, oder wir löschen sie; die Wahl liegt bei Ihnen. Die Herausgabe erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende, danach werden die Daten einschließlich der Schadensfotos innerhalb weiterer 30 Tage gelöscht, auf Verlangen bestätigen wir die Löschung in Textform. Sicherungskopien fallen mit der regulären Rotation weg: lokale Stände nach 14 Tagen, die Fernsicherung nach 30 Tagen. Ausgenommen sind Dokumentationen, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen; sie dürfen bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist bleiben. Die Einzelheiten stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Vier Aufgaben: die Belegung planen, den Zustand des Fahrzeugs dokumentieren, je Ausleihe einen Vertrag erzeugen und die Unterlagen später wiederfinden. Die vier gehören zusammen; fehlt eine davon, entsteht die Lücke meist bei der Rückgabe. In Boxenplan liegt die Belegung im Planer, der Zustand in einer Schadensakte am Fahrzeug, und der Leihvertrag entsteht als fertig ausgefülltes PDF. Freigegebene Fassungen werden versiegelt und liegen im Archiv, durchsuchbar nach Kennzeichen, Modell, Name, Auftragsnummer und Zeitraum.

Nein. Sie schicken uns die Vorlage, die Sie heute benutzen, wir setzen die Felder darauf, und der Leihvertrag entsteht daraus als fertig ausgefülltes PDF. Solange keine eigene Vorlage hinterlegt ist, druckt die Software Leihvertrag und Probefahrt-Protokoll auf einer neutralen Standardvorlage. Für den Inhalt Ihrer Vorlage bleiben Sie verantwortlich, so steht es in den AGB.

Für den Inhalt der Vertragsvorlage ist der Betrieb verantwortlich, nicht der Anbieter. Vertragsbedingungen, Gebühren, Versicherungsangaben und Datenschutzhinweise gegenüber Ihren Kunden prüfen wir nicht auf rechtliche Richtigkeit oder Vollständigkeit; wir stellen sicher, dass die eingegebenen Werte an den gesetzten Positionen erscheinen. So steht es in den AGB. Die mitgelieferte Standardvorlage für den Mietvertrag ist ausdrücklich ein Muster und trägt auf jeder Seite den Hinweis, dass der Betrieb sie vor der Verwendung rechtlich zu prüfen hat.

Ja, in Boxenplan hat jedes Fahrzeug seine eigene Schadensakte. Ein Schaden gehört zum Fahrzeug und nicht zur einzelnen Ausleihe: Er bleibt offen, bis ihn jemand auf „behoben“ setzt. Wird er stattdessen je Vertrag notiert, muss er bei jeder weiteren Ausleihe erneut erfasst werden, und sobald das einmal vergessen wird, sieht der nächste Vorgang aus, als sei der Schaden dort entstanden. Die Akte besteht aus der Fahrzeugskizze mit nummerierten Markierungen, der Liste der offenen Schäden und dem Verlauf; Einzelheiten stehen auf der Seite Schadensdokumentation beim Leihwagen.

Ja, ein Leihvertrag ist auch mit einer Unterschrift auf dem Bildschirm wirksam. Er ist grundsätzlich formfrei; die Unterschrift dient dem Nachweis, nicht der Wirksamkeit. Eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift ist nach der eIDAS-Verordnung eine einfache elektronische Signatur, der nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch ist. Entscheidend ist deshalb, wie gut sich der Vorgang später belegen lässt. Das ist keine Rechtsberatung; ob im Einzelfall eine Form vorgeschrieben ist, prüft Ihr Rechtsbeistand.

Nein. Beim Weg über den Bildschirm unterschreibt der Kunde mit dem Finger auf dem Gerät des Betriebs, Tablet oder Diensthandy. Beim Weg über den QR-Code öffnet er ihn mit der Kamera, landet auf einer normalen Webseite, sieht dort die Daten seiner Ausleihe und unterschreibt ebenfalls mit dem Finger. Eine Installation und ein Konto sind in beiden Fällen nicht nötig.

Dann bleibt der Weg über Papier: ausdrucken und von Hand unterschreiben. Damit der Vorgang nicht im Ordner verschwindet, wird der unterschriebene Vertrag abfotografiert oder als PDF hochgeladen. Er liegt dann genau wie die beiden digitalen Wege als Vertragsdokument bei der Ausleihe im Archiv. So hat jede Ausleihe ein Dokument, unabhängig davon, welchen Weg sie genommen hat.

48 Stunden ab Ausgabe, und er gilt nur für diesen einen Leihvertrag. Danach ist der Link wertlos; für eine neue Unterschrift wird ein neuer Code erzeugt. Diese Begrenzung ist der Grund, warum der Code ohne Sicherheitsproblem auf dem Ausdruck stehen darf. Die drei Wege zur Unterschrift stehen unter Leihvertrag digital unterschreiben.

Nein. Mit der Freigabe wird die Fassung versiegelt: Datei und SHA-256-Prüfsumme bleiben, wie sie waren, jede Fassung wird neu angelegt und nichts wird überschrieben. Jede Stufe wird nur ein einziges Mal freigegeben, nach der Übernahme und nach der Rücknahme; ein zweiter Versuch derselben Stufe wird abgewiesen. Korrekturen sind danach nur noch als neue, zusätzlich dokumentierte Vorgänge möglich.

Ja. Der Kunde lädt seinen Vertrag über seinen persönlichen QR-Link herunter, freigeschaltet mit der zum Vorgang gespeicherten Postleitzahl. Der Download öffnet sich erst, wenn eine Fassung freigegeben ist, und bleibt längstens bis 30 Tage nach der Rückgabe offen. Der Link selbst gilt 48 Stunden; danach erzeugt ihn der Betrieb neu. Wer lieber Papier möchte, bekommt es ausgedruckt; das eine schließt das andere nicht aus.

Weil ein Schaden nicht mit der Ausleihe endet, sondern am Fahrzeug bleibt, bis ihn jemand behebt. Wird er je Vertrag notiert, muss er bei jeder weiteren Ausleihe erneut erfasst werden, und sobald das einmal vergessen wird, sieht der nächste Vorgang aus, als sei der Schaden dort entstanden. In Boxenplan hängt ein Eintrag deshalb am Fahrzeug und zusätzlich an der Ausleihe, bei der er entdeckt wurde. So bleibt nachvollziehbar, wann er dazukam, ohne dass er beim nächsten Mal verloren geht.

Fünf Angaben: eine Bezeichnung, die Stelle auf der Fahrzeugskizze, das Datum der Feststellung, der Name der Person, die den Eintrag angelegt hat, und Fotos. Bezeichnung, Stelle und Datum halten fest, was wo und wann aufgefallen ist; der Name zeigt, wer es eingetragen hat, die Fotos zeigen den Zustand. Die Fotos kommen direkt aus der Kamera und tragen Zeitpunkt und Namen der Person, die sie aufgenommen hat.

Automatisch aus der Schadensakte des Fahrzeugs. Der Vertrag zeigt oben alle Schäden, die bei der Übergabe bereits offen waren, und unten nur das, was während dieser Ausleihe dazugekommen ist. Bei Übernahme und Rücknahme steht dieselbe Fahrzeugskizze auf dem Bildschirm, sodass niemand den Zustand ein zweites Mal abschreiben muss. Was dort neu markiert wird, hängt an dieser Ausleihe und gleichzeitig am Fahrzeug. Wie das im Einzelnen aussieht, steht auf Schadensdokumentation Leihwagen.

Ja, er wird auf „behoben“ gesetzt. Damit verschwindet er aus der Liste der offenen Schäden, bleibt aber im Verlauf des Fahrzeugs stehen, zusammen mit Datum, Name und Fotos. Beim Umstellen auf „behoben“ hält die App zusätzlich Zeitpunkt und Name der Person fest, die ihn markiert hat. Eintragen darf jeder Mitarbeiter; auf „behoben“ setzen dürfen ihn nur Admin, Vorgesetzte und die Abteilungen, die den Fuhrpark verwalten.

Ja. Boxenplan gibt es in zwei Betriebsarten: Autohaus und Autovermietung; die Betriebsart wird je Betrieb eingestellt und entscheidet, welche Bereiche der App es gibt. In der Autovermietung wird auf eine Fahrzeugklasse reserviert und das konkrete Fahrzeug später zugewiesen; dazu kommen Tarife je Klasse, Kaution, Selbstbeteiligung, Freikilometer, Mietvertrag, Rechnung mit fortlaufender Nummer und die Fahrerauskunft für Behördenanfragen. Der Preis ist in beiden Betriebsarten derselbe.

In der Betriebsart Autovermietung ist die Miete selbst die Leistung, im Autohaus geht es um Leihwagen und Ersatzfahrzeuge rund um die Werkstatt. Eine Vermietung reserviert auf eine Fahrzeugklasse statt auf ein bestimmtes Kennzeichen, das konkrete Fahrzeug wird später zugewiesen. Fahrzeugklassen, Tarife, Kundenstamm, Kautionen, Rechnungen und Fahrerauskunft gibt es nur in einer Vermietung, in einem Autohaus sind diese Bereiche nicht erreichbar. Eine Vermietung druckt einen Mietvertrag, ein Autohaus Leihvertrag und Probefahrt-Protokoll; der Preis ist in beiden Betriebsarten derselbe. Den Ablauf einer Miete von der Reservierung bis zur Abrechnung beschreibt die Seite Leihwagensoftware für Autovermietungen.

Über Tarife, die an der Fahrzeugklasse hängen und nicht am einzelnen Fahrzeug.

Jeder Tarif gehört zu genau einer Klasse und gilt ab einem bestimmten Tag. Geändert wird ein Tarif nie, der Betrieb legt stattdessen eine neue Fassung an; welche gilt, entscheidet der Beginn der Miete, und sie wird beim Buchen als Schnappschuss festgeschrieben, damit eine spätere Fassung eine laufende Miete nicht verändert. Im Tarif stehen Grundpreise je Tag, Woche, Monat und Wochenende, Saisonzeiträume, Freikilometer je Tag und Preis je Mehrkilometer, Kaution, Selbstbeteiligung getrennt nach Haftpflicht und Vollkasko, Tankregelung, Reinigungspauschale, Verspätungsgebühr, Stornostufen und Zusatzleistungen. An der Klasse selbst hängen Mindestalter, die geforderten Jahre Führerscheinbesitz und der Aufbereitungspuffer zwischen zwei Mieten.

Die Kaution läuft als eigener Vorgang, die Endabrechnung entsteht nach der Rückgabe aus dem festgeschriebenen Tarif.

Die Kaution hat die Stände hinterlegt, verrechnet und zurückgezahlt; beim Verrechnen wird festgehalten, welcher Teil einbehalten wird, der Rest geht zurück. Eine Kaution ist kein Umsatz und steht deshalb nie auf der Rechnung. Bei der Rückgabe rechnet Boxenplan aus Kilometerstand und Tankstand einen Vorschlag: Mehrkilometer, fehlender Kraftstoff, verspätete Rückgabe, Reinigung und neu festgestellte Schäden. Gebucht wird dieser Vorschlag nicht, bestätigt wird er erst mit der Rechnung, die eine fortlaufende Nummer trägt, unveränderbar ist und bei einem Fehler nicht korrigiert, sondern durch eine Gegenrechnung aufgehoben wird.

Die Fahrerauskunft beantwortet die Frage, wem ein Kennzeichen zu einem bestimmten Zeitpunkt überlassen war. Behörden fragen sie nach einem Verkehrsverstoß an; gesucht wird mit Kennzeichen, Datum und Uhrzeit. Weil dabei Mieterdaten an eine Behörde herausgegeben werden, liegen Suche und PDF hinter dem zweiten Faktor, und jeder dieser Abrufe steht im Zugriffsprotokoll. Ohne Anlass gibt es keine Auskunft: Kennzeichen, Zeitpunkt, Anlass, Behörde, Aktenzeichen, das herausgegebene Ergebnis als Kopie und die ausstellende Person werden unveränderbar festgehalten, und das PDF für die Behörde druckt ausschließlich diesen Schnappschuss. Den Begriff erklärt auch das Glossar.

Nein. Die mitgelieferte Mietvertragsvorlage ist ein Muster und von keinem Anwalt freigegeben; auf jeder Seite steht in Rot „Muster, vom Betrieb vor Verwendung rechtlich zu prüfen“, und damit auch auf jedem Vertrag, der auf ihr gedruckt wird. Für den Inhalt des Vertrags ist der Betrieb verantwortlich; für Leihvertrag und Probefahrt-Protokoll halten die AGB dasselbe fest, dort prüft der Anbieter Vertragsbedingungen, Gebühren, Versicherungsangaben und Datenschutzhinweise nicht auf rechtliche Richtigkeit oder Vollständigkeit. Bevor ein Betrieb als Autovermietung läuft, muss er deshalb entweder eine eigene Mietvertragsvorlage hochladen, die den Musterhinweis nicht trägt, oder mit dem Namen der bestätigenden Person festhalten, dass er das Muster rechtlich geprüft hat.