Schadensdokumentation beim Leihwagen

Die unangenehmen Gespräche über Leihwagen drehen sich fast nie um die Buchung. Sie drehen sich um einen Kratzer und um die Frage, ob der schon vorher da war. Wer sie beantworten will, muss den Zustand des Fahrzeugs führen – und zwar am Fahrzeug, nicht am einzelnen Vertrag.

Der Denkfehler: Schäden am Vertrag führen

Der naheliegende Weg ist, den Zustand auf dem Übergabeprotokoll zu vermerken. Das Protokoll gehört zur Ausleihe, also steht der Schaden dort. Beim nächsten Kunden beginnt ein neues Protokoll – und der Kratzer muss erneut eingetragen werden.

Das geht so lange gut, wie es jeder tut. In der Praxis wird es an einem vollen Freitag einmal vergessen, und ab da sieht der Vorgang aus, als sei der Schaden bei genau dieser Ausleihe entstanden. Die Dokumentation belegt dann etwas Falsches – schlechter, als hätte man gar nichts notiert.

Der Schaden gehört zum Fahrzeug

In Boxenplan wird ein Schaden einmal eingetragen und bleibt am Fahrzeug, bis ihn jemand auf „behoben“ setzt. Jedes Fahrzeug hat dafür eine eigene Schadensakte: die Fahrzeugskizze mit nummerierten Markierungen, darunter die Liste der offenen Schäden und der Verlauf.

Ein Eintrag besteht aus fünf Angaben, die zusammen die Frage beantworten, die später gestellt wird:

• Bezeichnung – was es ist, in eigenen Worten.
• Stelle – die Markierung auf der Fahrzeugskizze.
• Datum – wann der Schaden festgestellt wurde.
• Name – wer ihn eingetragen hat.
• Fotos – direkt aus der Kamera, nicht aus der Galerie.

Übergabe und Rücknahme zeigen dieselbe Skizze

Bei der Übernahme und bei der Rücknahme steht dieselbe Fahrzeugskizze auf dem Bildschirm, mit allem, was am Fahrzeug bereits offen ist. Der Mitarbeiter muss also nichts abschreiben, sondern nur ergänzen, was er neu sieht. Was dort markiert wird, hängt automatisch an dieser Ausleihe – und gleichzeitig am Fahrzeug, wo es beim nächsten Mal wieder auftaucht.

Das ist der eigentliche Punkt: Ein Eintrag, zwei Zugehörigkeiten. Der Schaden ist dem Fahrzeug zugeordnet, damit er nicht verloren geht, und dem Vorgang, bei dem er entdeckt wurde, damit nachvollziehbar bleibt, wann er dazukam.

Was davon im Vertrag steht

Der Leihvertrag zeigt oben alle Schäden, die bei der Übergabe bereits offen waren, und unten nur das, was während dieser Ausleihe dazugekommen ist. Diese Trennung ist die eigentliche Aussage des Dokuments; sie entsteht von selbst aus der Zuordnung, nicht aus einer zusätzlichen Eingabe. Wie die Unterschrift darunter zustande kommt, steht auf der Seite Leihvertrag digital unterschreiben.

Fotos, Zeitstempel und Aufbewahrung

Fotos kommen direkt aus der Kamera. Das ist bewusst so: Ein Bild aus der Galerie kann von irgendwann sein, ein Bild aus der Kamera ist von jetzt. Jedes Foto trägt Zeitpunkt und Namen der Person, die es aufgenommen hat.

Die Bilder liegen auf demselben Server in Deutschland wie die übrigen Daten und werden von der täglichen Sicherung mit erfasst – zusammen mit der Datenbank und den Vertragsdokumenten, denn einzeln wären sie wertlos. Sie werden nicht veröffentlicht und an keinen externen Dienst übertragen. Wie lange Daten in der App aufbewahrt werden, regelt das mit dem Autohaus vereinbarte Löschkonzept in Anlage 1 zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

Behoben heißt nicht gelöscht

Ist ein Schaden repariert, wird er auf „behoben“ gesetzt. Er verschwindet aus der Liste der offenen Schäden, bleibt aber im Verlauf des Fahrzeugs stehen. Aus demselben Grund werden Fahrzeuge, die aus dem Bestand gehen, nur stillgelegt und nicht gelöscht: Sonst verlören die abgeschlossenen Verträge ihren Bezug.

Häufige Fragen

Warum gehört ein Schaden zum Fahrzeug und nicht zum Vertrag?

Weil ein Schaden nicht mit der Ausleihe endet. Eine Delle bleibt am Fahrzeug, bis sie jemand behebt. Wird sie je Vertrag notiert, muss sie bei jeder weiteren Ausleihe erneut erfasst werden – und sobald das einmal vergessen wird, sieht der nächste Vorgang aus, als sei der Schaden neu entstanden.

Was gehört in einen Schadenseintrag?

Eine Bezeichnung, die Stelle auf der Fahrzeugskizze, das Datum, der Name der Person, die ihn eingetragen hat, und Fotos. Diese fünf Angaben zusammen beantworten die Frage, die später gestellt wird: Was, wo, wann, von wem festgestellt, und wie sah es aus.

Wie kommt der Zustand in den Leihvertrag?

Automatisch. Der Vertrag zeigt oben alle Schäden, die bei der Übergabe bereits offen waren, und unten nur das, was während dieser Ausleihe dazugekommen ist. Niemand muss den Zustand ein zweites Mal abschreiben.

Kann ein Schaden wieder geschlossen werden?

Ja. Ist der Schaden behoben, wird er auf „behoben“ gesetzt. Er verschwindet damit aus der Liste der offenen Schäden, bleibt aber im Verlauf des Fahrzeugs stehen – zusammen mit Datum, Name und Fotos.

Was passiert mit den Schadensfotos?

Sie gehören zum Fahrzeug und liegen auf demselben Server in Deutschland wie die übrigen Daten; die tägliche Sicherung umfasst sie mit. Sie werden nicht veröffentlicht und an keinen externen Dienst übertragen. Wie lange Daten in der App aufbewahrt werden, regelt das mit dem Autohaus vereinbarte Löschkonzept in Anlage 1 zum Auftragsverarbeitungsvertrag.

Sieht der Kunde die Schadensakte des Fahrzeugs?

Nein. Die Schadensakte ist eine interne Ansicht für das Team. Der Kunde sieht den Zustand in seinem Leihvertrag: oben den Stand bei der Übergabe, unten das während seiner Ausleihe Dazugekommene.

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