Leihwagenverwaltung im Autohaus
Planer, Fahrzeugstamm, Vertrag und Archiv: die vier Aufgaben und wie sie zusammenhängen.
Schadensdokumentation beim Leihwagen
Die unangenehmen Gespräche über Leihwagen drehen sich fast nie um die Buchung. Sie drehen sich um einen Kratzer und um die Frage, ob der schon vorher da war. Wer sie beantworten will, muss den Zustand des Fahrzeugs führen, und zwar am Fahrzeug, nicht am einzelnen Vertrag. In Boxenplan hat deshalb jedes Fahrzeug seine eigene Schadensakte.
Was ist Schadensdokumentation?
Schadensdokumentation ist das Festhalten des Fahrzeugzustands, damit später belegbar ist, welcher Schaden wann und bei welchem Vorgang festgestellt wurde. Ein Eintrag besteht aus einer Bezeichnung, der Stelle auf der Fahrzeugskizze, dem Datum, dem Namen der eintragenden Person und Fotos. Ein Schaden endet nicht mit der Ausleihe: Er bleibt bestehen, bis ihn jemand behebt.
Der Denkfehler: Schäden am Vertrag führen
Der naheliegende Weg ist, den Zustand auf dem Übergabeprotokoll zu vermerken. Das Protokoll gehört zur Ausleihe, also steht der Schaden dort. Beim nächsten Kunden beginnt ein neues Protokoll, und der Kratzer muss erneut eingetragen werden.
Das geht so lange gut, wie es jeder tut. In der Praxis wird es an einem vollen Freitag einmal vergessen, und ab da sieht der Vorgang aus, als sei der Schaden bei genau dieser Ausleihe entstanden. Die Dokumentation belegt dann etwas Falsches: schlechter, als hätte man gar nichts notiert.
Der Schaden gehört zum Fahrzeug
In Boxenplan wird ein Schaden einmal eingetragen und bleibt am Fahrzeug, bis ihn jemand auf „behoben“ setzt. Jedes Fahrzeug hat dafür eine eigene Schadensakte: die Fahrzeugskizze mit nummerierten Markierungen, darunter die Liste der offenen Schäden und der Verlauf.
Ein Eintrag besteht aus fünf Angaben, die zusammen die Frage beantworten, die später gestellt wird:
- Bezeichnung: was es ist, in eigenen Worten.
- Stelle: die Markierung auf der Fahrzeugskizze.
- Datum: wann der Schaden festgestellt wurde.
- Name: wer ihn eingetragen hat.
- Fotos: direkt aus der Kamera, nicht aus der Galerie.
Übergabe und Rücknahme zeigen dieselbe Skizze
Bei der Übernahme und bei der Rücknahme steht dieselbe Fahrzeugskizze auf dem Bildschirm, mit allem, was am Fahrzeug bereits offen ist. Der Mitarbeiter muss also nichts abschreiben, sondern nur ergänzen, was er neu sieht. Was dort markiert wird, hängt automatisch an dieser Ausleihe, und gleichzeitig am Fahrzeug, wo es beim nächsten Mal wieder auftaucht.
Das ist der eigentliche Punkt: Ein Eintrag, zwei Zugehörigkeiten. Der Schaden ist dem Fahrzeug zugeordnet, damit er nicht verloren geht, und dem Vorgang, bei dem er entdeckt wurde, damit nachvollziehbar bleibt, wann er dazukam.
Was davon im Vertrag steht
Der Leihvertrag zeigt oben alle Schäden, die bei der Übergabe bereits offen waren, und unten nur das, was während dieser Ausleihe dazugekommen ist. Diese Trennung ist die eigentliche Aussage des Dokuments; sie entsteht von selbst aus der Zuordnung, nicht aus einer zusätzlichen Eingabe. Wie die Unterschrift darunter zustande kommt, steht auf der Seite Leihvertrag digital unterschreiben.
Fotos, Zeitstempel und Aufbewahrung
Fotos kommen direkt aus der Kamera. Das ist bewusst so: Ein Bild aus der Galerie kann von irgendwann sein, ein Bild aus der Kamera ist von jetzt. Jedes Foto trägt Zeitpunkt und Namen der Person, die es aufgenommen hat.
Die Bilder liegen auf demselben Server in Deutschland wie die übrigen Daten und werden von der täglichen Sicherung mit erfasst, zusammen mit der Datenbank und den Vertragsdokumenten, denn einzeln wären sie wertlos. Sie werden nicht veröffentlicht und an keinen externen Dienst übertragen. Wie lange Daten in der App aufbewahrt werden, regelt das mit dem Autohaus vereinbarte Löschkonzept in Anlage 1 zum Auftragsverarbeitungsvertrag.
Behoben heißt nicht gelöscht
Ist ein Schaden repariert, wird er auf „behoben“ gesetzt. Er verschwindet aus der Liste der offenen Schäden, bleibt aber im Verlauf des Fahrzeugs stehen. Aus demselben Grund werden Fahrzeuge, die aus dem Bestand gehen, nur stillgelegt und nicht gelöscht: Sonst verlören die abgeschlossenen Verträge ihren Bezug.
Häufige Fragen
Sieht der Kunde die Schadensakte des Fahrzeugs?
Nein. Die Schadensakte ist eine interne Ansicht für das Team, der Kunden-Link enthält sie nicht. Im Vertrag sieht der Kunde den Zustand des Fahrzeugs: oben, was bei der Übergabe bereits offen war, unten nur das, was während seiner Ausleihe dazugekommen ist.
Warum gehört ein Schaden zum Fahrzeug und nicht zum Vertrag?
Weil ein Schaden nicht mit der Ausleihe endet, sondern am Fahrzeug bleibt, bis ihn jemand behebt. Wird er je Vertrag notiert, muss er bei jeder weiteren Ausleihe erneut erfasst werden, und sobald das einmal vergessen wird, sieht der nächste Vorgang aus, als sei der Schaden dort entstanden. In Boxenplan hängt ein Eintrag deshalb am Fahrzeug und zusätzlich an der Ausleihe, bei der er entdeckt wurde. So bleibt nachvollziehbar, wann er dazukam, ohne dass er beim nächsten Mal verloren geht.
Was gehört in einen Schadenseintrag?
Fünf Angaben: eine Bezeichnung, die Stelle auf der Fahrzeugskizze, das Datum der Feststellung, der Name der Person, die den Eintrag angelegt hat, und Fotos. Bezeichnung, Stelle und Datum halten fest, was wo und wann aufgefallen ist; der Name zeigt, wer es eingetragen hat, die Fotos zeigen den Zustand. Die Fotos kommen direkt aus der Kamera und tragen Zeitpunkt und Namen der Person, die sie aufgenommen hat.
Wie kommt der Zustand in den Leihvertrag?
Automatisch aus der Schadensakte des Fahrzeugs. Der Vertrag zeigt oben alle Schäden, die bei der Übergabe bereits offen waren, und unten nur das, was während dieser Ausleihe dazugekommen ist. Bei Übernahme und Rücknahme steht dieselbe Fahrzeugskizze auf dem Bildschirm, sodass niemand den Zustand ein zweites Mal abschreiben muss. Was dort neu markiert wird, hängt an dieser Ausleihe und gleichzeitig am Fahrzeug. Wie das im Einzelnen aussieht, steht auf Schadensdokumentation Leihwagen.
Kann ein Schaden wieder geschlossen werden?
Ja, er wird auf „behoben“ gesetzt. Damit verschwindet er aus der Liste der offenen Schäden, bleibt aber im Verlauf des Fahrzeugs stehen, zusammen mit Datum, Name und Fotos. Beim Umstellen auf „behoben“ hält die App zusätzlich Zeitpunkt und Name der Person fest, die ihn markiert hat. Eintragen darf jeder Mitarbeiter; auf „behoben“ setzen dürfen ihn nur Admin, Vorgesetzte und die Abteilungen, die den Fuhrpark verwalten.
Begriffe kurz erklärt
Übergabeprotokoll
Ein Übergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand ein Fahrzeug übergeben wurde: Datum und Uhrzeit, Kilometerstand, Tankfüllstand, die vorhandenen Schäden auf einer Skizze, Bemerkungen und die Unterschriften beider Seiten. Bei der Rückgabe wird dasselbe noch einmal aufgenommen. In Boxenplan gibt es dafür kein eigenes Blatt. Diese Angaben stehen im Vertrag selbst, oben der Zustand bei der Übergabe und unten das, was dazugekommen ist. Eine Zubehörliste führt nur der Mietvertrag der Autovermietung. Begriff im Glossar
Weiterlesen
Leihvertrag digital unterschreiben
Die drei Wege Bildschirm, QR-Code und Papier, und was dabei dokumentiert wird.
Unverbindlich anfragen Überblick auf der Startseite
Zuletzt aktualisiert am