Leihwagenverwaltung im Autohaus

Ein Ersatzwagen ist schnell versprochen. Aufwendig wird er erst danach: Wer hat ihn wann, in welchem Zustand ging er raus, was steht im Vertrag, und wo liegt der Vertrag ein halbes Jahr später? Diese Seite beschreibt, welche Aufgaben eine Leihwagenverwaltung übernehmen muss – und wie Boxenplan sie löst.

Vier Aufgaben, die zusammengehören

In den meisten Häusern sind die Leihwagen auf mehrere Ablagen verteilt: die Belegung in einer Tabelle oder an einer Magnettafel, der Vertrag als Vordruck im Drucker, Fotos von der Übergabe auf dem Handy des Kollegen, der gerade Dienst hatte. Jede Ablage für sich funktioniert. Zusammen ergeben sie erst dann ein Bild, wenn jemand es von Hand zusammensetzt – meist genau dann, wenn es unangenehm wird.

Eine Leihwagenverwaltung muss deshalb vier Dinge leisten, und zwar so, dass sie miteinander verbunden bleiben:

• Belegung planen – wer bekommt welches Fahrzeug, ab wann und bis wann.
• Zustand dokumentieren – welche Schäden hatte das Fahrzeug vorher, welche kamen dazu.
• Vertrag erzeugen – ausgefüllt, unterschrieben, ausgehändigt.
• Wiederfinden – Monate später, ohne im Ordner zu blättern.

1. Die Belegung: ein Planer statt einer Tabelle

Die häufigste Frage am Tresen lautet: Ist morgen früh noch etwas frei? Eine Tabelle beantwortet sie nur, wenn jemand sie gerade gepflegt hat. Ein Planer beantwortet sie durch seine Form – alle Fahrzeuge untereinander, die Zeit nach rechts, jede Ausleihe ein Balken.

In Boxenplan liegen die Fahrzeuge nach Anbieter gruppiert untereinander; die Ansicht lässt sich auf Tag, Woche oder Monat stellen. Die Balken sind nach Status eingefärbt: geplant hell mit rotem Rand, unterwegs kräftig, zurück gedämpft. Überfällige Rückgaben bekommen ein Warnsymbol, heute freie Fahrzeuge einen grünen Punkt. Ein Tipp auf eine freie Fläche legt eine Ausleihe für dieses Fahrzeug und diesen Tag an, ein Ziehen verschiebt sie. Filter nach Anbieter, Status und Suchbegriff engen die Liste ein, wenn der Fuhrpark größer wird.

2. Der Zustand: Schäden gehören zum Fahrzeug

Der zweite Teil ist der, an dem es später hängt. Wird ein Schaden zur einzelnen Ausleihe notiert, trägt ihn beim nächsten Mal jemand erneut ein oder eben nicht – und nach ein paar Wochen kann niemand mehr sagen, ob die Delle an der Beifahrertür schon vorher da war.

Deshalb führt Boxenplan die Schäden am Fahrzeug, nicht am Vertrag: Jedes Fahrzeug hat eine Schadensakte mit Skizze, nummerierten Markierungen, Fotos, Datum und Namen. Ein Eintrag bleibt offen, bis ihn jemand auf „behoben“ setzt. Bei Übernahme und Rücknahme steht dieselbe Skizze auf dem Bildschirm; was dort neu markiert wird, hängt automatisch an dieser Ausleihe. Wie das im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite Schadensdokumentation beim Leihwagen.

3. Der Vertrag: ausgefüllt statt handschriftlich

Der Leihvertrag entsteht auf Knopfdruck aus den Daten, die ohnehin schon in der Ausleihe stehen: Fahrzeug, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kunde, Zeitraum, Auftragsnummer. Damit fällt das ab, was am Tresen am meisten Zeit kostet und die meisten Fehler produziert – das Abschreiben von Hand.

Unterschrieben wird auf einem von drei Wegen: mit dem Finger auf dem Bildschirm, über den QR-Code auf dem Ausdruck am eigenen Handy des Kunden oder ganz klassisch auf Papier mit anschließendem Foto. Was dabei jeweils dokumentiert wird und was rechtlich dahintersteckt, steht auf der Seite Leihvertrag digital unterschreiben.

4. Das Archiv: wiederfinden statt suchen

Jede Ausleihe hat am Ende genau ein Vertragsdokument. Es liegt im Archiv und ist dort nach Kennzeichen, Modell, Name, Auftragsnummer und Zeitraum durchsuchbar. Freigegebene Fassungen werden versiegelt: Die Datei und ihre Prüfsumme bleiben unverändert, eine Stufe – nach der Übernahme und nach der Rückgabe – wird jeweils nur einmal freigegeben. Damit ist später belegbar, dass das Dokument seit der Freigabe nicht mehr angefasst wurde.

Fahrzeuge werden aus demselben Grund nie gelöscht, sondern nur stillgelegt. Sie verschwinden aus Planer und Auswahllisten, aber die geschlossenen Verträge behalten ihren Bezug.

Was Boxenplan davon abdeckt

• Planer über alle Fahrzeuge, Ansicht Tag, Woche oder Monat, Ausleihen per Ziehen verschieben
• Fahrzeugstamm mit Anbieter, Modell, Kennzeichen und Fahrgestellnummer
• Schadensakte je Fahrzeug mit Skizze, Fotos, Datum, Name und Verlauf
• Leihvertrag als fertig ausgefülltes PDF, drei Wege zur Unterschrift
• Versiegelte Vertragsfassungen mit Prüfsumme, durchsuchbares Archiv
• Aufgaben zum Fahrzeug, etwa tanken oder aufbereiten, mit Meldung aufs Handy
• Betrieb auf einem Server in Deutschland, tägliche Sicherung samt Fotos und Dokumenten

Was Boxenplan nicht tut

Boxenplan rechnet nicht ab und ersetzt keine Buchhaltung. Es schreibt nichts in ein vorhandenes Dealer-Management-System und liest nichts daraus. Der Nutzen liegt im Ablauf am Tresen und in der Werkstatt: planen, übergeben, dokumentieren, zurücknehmen, archivieren.

Häufige Fragen

Was gehört zu einer Leihwagenverwaltung?

Vier Dinge: eine Belegungsübersicht über alle Fahrzeuge, ein gepflegter Fahrzeugstamm mit dokumentiertem Zustand, ein Vertrag je Ausleihe und ein Archiv, in dem sich Verträge später wiederfinden lassen. Fehlt eines davon, entsteht die Lücke immer an derselben Stelle: bei der Rückgabe.

Reicht für die Leihwagen nicht eine Tabelle?

Für die reine Belegung reicht sie oft. Sie verbindet aber nichts miteinander: Der Zustand des Fahrzeugs steht woanders, der Vertrag liegt im Ordner, und Fotos von der Übergabe liegen auf einem Handy. Sobald jemand nach der Rückgabe eine Frage zu einem Schaden stellt, muss man diese Teile von Hand zusammensuchen.

Muss jedes Fahrzeug eine eigene Schadensakte haben?

Sinnvoll ist es. Ein Schaden gehört zum Fahrzeug, nicht zur einzelnen Ausleihe – er bleibt bestehen, bis ihn jemand behebt. Führt man ihn je Ausleihe, trägt ihn jeder Mitarbeiter erneut ein, und nach einigen Wochen weiß niemand mehr, ob eine Delle alt oder neu ist.

Was passiert mit einem Fahrzeug, das aus dem Bestand geht?

In Boxenplan wird ein Fahrzeug stillgelegt, nicht gelöscht. Es verschwindet aus Planer und Auswahllisten, aber die bereits geschlossenen Verträge behalten ihren Bezug zum Fahrzeug samt Kennzeichen, Modell und Fahrgestellnummer.

Ersetzt das die Leihwagenverwaltung im DMS?

Das hängt vom Haus ab. Boxenplan deckt den Ablauf am Tresen und in der Werkstatt ab – planen, übergeben, dokumentieren, zurücknehmen, archivieren. Abrechnung und Buchhaltung bleiben im vorhandenen System; Boxenplan schreibt dort nichts hinein.

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