Leihwagenverwaltung im Autohaus

Ein Ersatzwagen ist schnell versprochen. Aufwendig wird er erst danach: Wer hat ihn wann, in welchem Zustand ging er raus, was steht im Vertrag, und wo liegt der Vertrag ein halbes Jahr später? Diese Seite beschreibt, welche Aufgaben eine Leihwagenverwaltung übernehmen muss, und wie Boxenplan sie löst.

Was ist eine Leihwagenverwaltung?

Eine Leihwagenverwaltung ist die Organisation der Fahrzeuge, die ein Betrieb seinen Kunden vorübergehend überlässt. Sie hat vier Aufgaben, die zusammengehören: die Belegung planen, den Zustand des Fahrzeugs dokumentieren, je Ausleihe einen Vertrag erzeugen und die Unterlagen später wiederfinden. Fehlt eine davon, entsteht die Lücke meist bei der Rückgabe.

Vier Aufgaben, die zusammengehören

In den meisten Häusern sind die Leihwagen auf mehrere Ablagen verteilt: die Belegung in einer Tabelle oder an einer Magnettafel, der Vertrag als Vordruck im Drucker, Fotos von der Übergabe auf dem Handy des Kollegen, der gerade Dienst hatte. Jede Ablage für sich funktioniert. Zusammen ergeben sie erst dann ein Bild, wenn jemand es von Hand zusammensetzt, meist genau dann, wenn es unangenehm wird.

Eine Leihwagenverwaltung muss deshalb vier Dinge leisten, und zwar so, dass sie miteinander verbunden bleiben:

• Belegung planen: wer bekommt welches Fahrzeug, ab wann und bis wann.
• Zustand dokumentieren: welche Schäden hatte das Fahrzeug vorher, welche kamen dazu.
• Vertrag erzeugen: ausgefüllt, unterschrieben, ausgehändigt.
• Wiederfinden: Monate später, ohne im Ordner zu blättern.

1. Die Belegung: ein Planer statt einer Tabelle

Die häufigste Frage am Tresen lautet: Ist morgen früh noch etwas frei? Eine Tabelle beantwortet sie nur, wenn jemand sie gerade gepflegt hat. Ein Planer beantwortet sie durch seine Form: alle Fahrzeuge untereinander, die Zeit nach rechts, jede Ausleihe ein Balken.

In Boxenplan liegen die Fahrzeuge nach Anbieter gruppiert untereinander; die Ansicht lässt sich auf Tag, Woche (eine bis vier Wochen) oder Monat stellen. Die Balken sind nach Status eingefärbt: geplant hell mit rotem Rand, unterwegs kräftig, zurück gedämpft. Überfällige Rückgaben bekommen ein Warnsymbol, heute freie Fahrzeuge einen grünen Punkt. Ein Tipp auf eine freie Fläche legt eine Ausleihe für dieses Fahrzeug und diesen Tag an, ein Ziehen verschiebt sie: zur Seite den Zeitraum, nach oben oder unten auf ein anderes Fahrzeug. Filter nach Anbieter, Status und Suchbegriff engen die Liste ein, wenn der Fuhrpark größer wird.

2. Der Zustand: Schäden gehören zum Fahrzeug

Der zweite Teil ist der, an dem es später hängt. Wird ein Schaden zur einzelnen Ausleihe notiert, trägt ihn beim nächsten Mal jemand erneut ein oder eben nicht, und nach ein paar Wochen kann niemand mehr sagen, ob die Delle an der Beifahrertür schon vorher da war.

Deshalb führt Boxenplan die Schäden am Fahrzeug, nicht am Vertrag: Jedes Fahrzeug hat eine Schadensakte mit Skizze, nummerierten Markierungen, Fotos, Datum und Namen. Ein Eintrag bleibt offen, bis ihn jemand auf „behoben“ setzt. Bei Übernahme und Rücknahme steht dieselbe Skizze auf dem Bildschirm; was dort neu markiert wird, hängt automatisch an dieser Ausleihe. Wie das im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite Schadensdokumentation beim Leihwagen.

3. Der Vertrag: ausgefüllt statt handschriftlich

Der Leihvertrag entsteht auf Knopfdruck aus den Daten, die ohnehin schon in der Ausleihe stehen: Fahrzeug, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kunde, Zeitraum, Auftragsnummer. Damit fällt das ab, was am Tresen am meisten Zeit kostet und die meisten Fehler produziert: das Abschreiben von Hand.

Unterschrieben wird auf einem von drei Wegen: mit dem Finger auf dem Bildschirm, über den QR-Code auf dem Ausdruck am eigenen Handy des Kunden oder ganz klassisch auf Papier mit anschließendem Foto. Was dabei jeweils dokumentiert wird und was rechtlich dahintersteckt, steht auf der Seite Leihvertrag digital unterschreiben.

4. Das Archiv: wiederfinden statt suchen

Jede Ausleihe hat am Ende genau ein Vertragsdokument. Es liegt im Archiv und ist dort nach Kennzeichen, Modell, Name, Auftragsnummer und Zeitraum durchsuchbar. Freigegebene Fassungen werden versiegelt: Die Datei und ihre Prüfsumme bleiben unverändert, eine Stufe wird jeweils nur einmal freigegeben: nach der Übernahme und nach der Rückgabe. Damit ist später belegbar, dass das Dokument seit der Freigabe nicht mehr angefasst wurde.

Fahrzeuge werden aus demselben Grund nie gelöscht, sondern nur stillgelegt. Sie verschwinden aus Planer und Auswahllisten, aber die geschlossenen Verträge behalten ihren Bezug.

Vom Planen bis zum Archiv in sechs Schritten

So läuft eine Ausleihe in Boxenplan. Jeder Schritt baut auf dem vorigen auf, nichts wird doppelt eingetragen.

1. Planen. Ein Tipp auf die freie Fläche im Planer legt die Ausleihe an: Fahrzeug, Kunde, Zeitraum. Die Ausleihe speichert sich selbst.
2. Übergabe. Zustand auf der Skizze prüfen, Kilometerstand eintragen, Ausweise abfotografieren. Neue Schäden hängen automatisch an dieser Ausleihe.
3. Vertrag. Der Leihvertrag entsteht fertig ausgefüllt als PDF. Der Kunde bestätigt das Lesen samt Überlassungsbedingungen, dann unterschreiben beide.
4. Unterschrift. Am Bildschirm, per QR-Code am Kundenhandy oder auf Papier. Die Übernahme-Fassung wird freigegeben und versiegelt.
5. Rückgabe. Dieselbe Skizze noch einmal: Was ist dazugekommen? Beide unterschreiben erneut, die Endfassung wird freigegeben.
6. Archiv. Das Dokument liegt durchsuchbar im Archiv, der Kunde lädt es über seinen QR-Link herunter. Nichts wird nachträglich verändert.

Excel und Papier gegen Boxenplan

Sieben Aufgaben im Vergleich: links, wie sie ohne eigene Software laufen, rechts, was Boxenplan an dieser Stelle tut.

Aufgabe	Mit Excel und Papier	Mit Boxenplan
Planung	Die Belegung steht in einer Tabelle oder an einer Magnettafel. Sie beantwortet die Frage nach einem freien Fahrzeug nur dann, wenn jemand sie gerade gepflegt hat.	Ein Planer zeigt alle Fahrzeuge untereinander und die Zeit nach rechts, wahlweise als Tag, Woche oder Monat; jede Ausleihe ist ein Balken, nach Status eingefärbt. Ein Tipp auf eine freie Fläche legt eine Ausleihe an, ein Ziehen verschiebt den Zeitraum oder das Fahrzeug.
Übergabe	Bei der Übergabe wird der Vordruck ausgefüllt und der Zustand auf dem Übergabeprotokoll dieser einen Ausleihe vermerkt. Fotos liegen auf dem Handy der Person, die gerade Dienst hatte.	Bei der Übergabe steht die Fahrzeugskizze mit allen offenen Schäden auf dem Bildschirm; erfasst werden Kilometerstand, Tankfüllstand, Reichweite und die Unterschriften von Kunde und Mitarbeiter. Ist der Betrieb eine Autovermietung, verweigert die App den Schritt, solange eines der sieben Pflichtfotos, der Kilometerstand, der Tankstand oder eine Unterschrift fehlt.
Schadensnachweis	Der Zustand wird auf dem Protokoll der einzelnen Ausleihe notiert, beim nächsten Kunden beginnt ein neues Blatt. Wird ein alter Kratzer einmal nicht übertragen, sieht der Vorgang aus, als sei er bei dieser Ausleihe entstanden.	Ein Schaden wird einmal eingetragen und bleibt am Fahrzeug, bis ihn jemand auf „behoben“ setzt; jedes Fahrzeug hat dafür eine Schadensakte mit Skizze, nummerierten Markierungen, Fotos, Datum und Namen. Der Vertrag zeigt oben, was bei der Übergabe bereits offen war, und unten nur das, was während dieser Ausleihe dazugekommen ist.
Vertrag	Der Vordruck liegt im Drucker und wird von Hand ausgefüllt: Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Kunde, Zeitraum, Auftragsnummer. Das Abschreiben von Hand kostet am Tresen Zeit und produziert Fehler.	Der Vertrag entsteht als fertig ausgefülltes PDF aus den Daten, die ohnehin schon in der Buchung stehen, und zwar auf der eigenen PDF-Vorlage des Betriebs, wenn er eine hinterlegt hat, sonst auf einer neutralen Standardvorlage. Unterschrieben wird mit dem Finger auf dem Bildschirm, über den QR-Code auf dem Ausdruck am eigenen Handy des Kunden oder auf Papier mit anschließendem Foto.
Suche	Die Teile eines Vorgangs liegen an verschiedenen Stellen: die Belegung in der Tabelle, der Vertrag im Ordner, die Fotos auf einem Handy. Wer ein halbes Jahr später eine Frage zur Rückgabe beantworten will, muss sie von Hand zusammensuchen.	Jede Ausleihe liegt am Ende mit ihrer endgültigen Vertragsfassung im Archiv, daneben die Fassung von der Übernahme. Gesucht wird nach Kennzeichen, Modell, Name und Auftragsnummer, gefiltert nach Zeitraum. Ein Dokument öffnet nur, wer zuvor den sechsstelligen Code aus einer Authenticator-App eingegeben hat; die Freigabe gilt danach 15 Minuten auf diesem Gerät.
Doppelbelegung	Zwei Einträge für dasselbe Fahrzeug im selben Zeitraum fallen erst auf, wenn jemand sie beim Lesen bemerkt.	Überschneidet sich eine Buchung zeitlich mit einer anderen, nicht stornierten Buchung desselben Fahrzeugs, weist die App sie zurück und nennt die andere Ausleihe mit Zeitraum und, soweit hinterlegt, mit dem Namen. Geprüft wird beim Anlegen, beim Ändern und beim Zuweisen eines Fahrzeugs; im Planer bleibt ein gezogener Balken dann mit einem Hinweis an seinem Platz.
Nachweisbarkeit	Wer eine Akte aus dem Ordner genommen oder einen Eintrag nachträglich geändert hat, ist nirgends festgehalten.	Mit der Freigabe wird eine Vertragsfassung versiegelt: Datei und SHA-256-Prüfsumme bleiben unverändert, und jede Stufe wird nur einmal freigegeben, nach der Übernahme und nach der Rückgabe. Jede Änderung steht mit Person, Zeitpunkt und Modul im Aktivitätsprotokoll, bei geänderten Werten zusätzlich mit altem und neuem Wert; das Protokoll lässt sich nicht ändern und vor Ablauf von zwölf Monaten nicht löschen; jeder Abruf eines Archivdokuments landet zusätzlich im Zugriffsprotokoll.

Was Boxenplan in der Leihwagenverwaltung abdeckt

Die folgende Liste nennt die Punkte, die Boxenplan in einem Autohaus oder Werkstattbetrieb übernimmt.

• Planer über alle Fahrzeuge, Ansicht Tag, Woche oder Monat, Ausleihen per Ziehen verschieben, auch auf ein anderes Fahrzeug
• Fahrzeugstamm mit Anbieter, Modell, Kennzeichen und Fahrgestellnummer
• Schadensakte je Fahrzeug mit Skizze, Fotos, Datum, Name und Verlauf
• Leihvertrag als fertig ausgefülltes PDF, drei Wege zur Unterschrift
• Versiegelte Vertragsfassungen mit Prüfsumme, durchsuchbares Archiv
• Aufgaben zum Fahrzeug, etwa tanken oder aufbereiten, mit Meldung aufs Handy
• Betrieb auf einem Server in Deutschland, tägliche Sicherung samt Fotos und Dokumenten

Was Boxenplan nicht tut

Boxenplan rechnet nicht ab und ersetzt keine Buchhaltung. Es schreibt nichts in ein vorhandenes Dealer-Management-System und liest nichts daraus. Der Nutzen liegt im Ablauf am Tresen und in der Werkstatt: planen, übergeben, dokumentieren, zurücknehmen, archivieren.

Häufige Fragen

Reicht für die Leihwagen nicht eine Tabelle?

Für die reine Belegung reicht sie oft, für den Nachweis bei der Rückgabe nicht. Eine Tabelle verbindet nichts miteinander: Der Zustand des Fahrzeugs steht woanders, der Vertrag liegt im Ordner, und die Fotos der Übergabe liegen auf dem Handy der Person, die gerade Dienst hatte. In Boxenplan hängen diese Teile zusammen: Ein Schaden wird einmal eingetragen und bleibt am Fahrzeug, bis ihn jemand auf „behoben“ setzt, und jede Ausleihe hat am Ende genau ein Vertragsdokument im Archiv, durchsuchbar nach Kennzeichen, Modell, Name, Auftragsnummer und Zeitraum. Wie die Schadensakte im Einzelnen aussieht, steht auf der Seite Schadensdokumentation beim Leihwagen.

Ersetzt das die Leihwagenverwaltung im DMS?

Teilweise. Boxenplan deckt den Ablauf am Tresen und in der Werkstatt ab, also planen, übergeben, dokumentieren, zurücknehmen und archivieren; Abrechnung und Buchhaltung bleiben im vorhandenen System.

Boxenplan schreibt nichts in ein Dealer-Management-System und liest nichts daraus. Schnittstellen zu Drittsystemen sind nach den AGB nicht geschuldet, soweit nichts anderes ausdrücklich vereinbart ist.

Was passiert mit einem Fahrzeug, das aus dem Bestand geht?

Es wird stillgelegt, nicht gelöscht. Das Fahrzeug verschwindet aus Planer und Auswahllisten, die bereits geschlossenen Verträge behalten aber ihren Bezug samt Kennzeichen, Modell und Fahrgestellnummer. Wer ein Fahrzeug stilllegt, muss dafür einen Grund angeben, der im Aktivitätsprotokoll steht; ein Wort genügt. Ein versehentlich stillgelegtes Fahrzeug lässt sich wieder aufnehmen.

Was gehört zu einer Leihwagenverwaltung?

Vier Aufgaben: die Belegung planen, den Zustand des Fahrzeugs dokumentieren, je Ausleihe einen Vertrag erzeugen und die Unterlagen später wiederfinden. Die vier gehören zusammen; fehlt eine davon, entsteht die Lücke meist bei der Rückgabe. In Boxenplan liegt die Belegung im Planer, der Zustand in einer Schadensakte am Fahrzeug, und der Leihvertrag entsteht als fertig ausgefülltes PDF. Freigegebene Fassungen werden versiegelt und liegen im Archiv, durchsuchbar nach Kennzeichen, Modell, Name, Auftragsnummer und Zeitraum.

Muss jedes Fahrzeug eine eigene Schadensakte haben?

Ja, in Boxenplan hat jedes Fahrzeug seine eigene Schadensakte. Ein Schaden gehört zum Fahrzeug und nicht zur einzelnen Ausleihe: Er bleibt offen, bis ihn jemand auf „behoben“ setzt. Wird er stattdessen je Vertrag notiert, muss er bei jeder weiteren Ausleihe erneut erfasst werden, und sobald das einmal vergessen wird, sieht der nächste Vorgang aus, als sei der Schaden dort entstanden. Die Akte besteht aus der Fahrzeugskizze mit nummerierten Markierungen, der Liste der offenen Schäden und dem Verlauf; Einzelheiten stehen auf der Seite Schadensdokumentation beim Leihwagen.

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Zuletzt aktualisiert am 25.09.2026