Boxenplan wird laufend weiterentwickelt, im Betrieb und nicht im Labor. Hier stehen 70 Verbesserungen, die neuesten zuerst.
Eine kurze Buchung, deren Name nicht in den Balken passt, erscheint im Planer jetzt als ein durchgehender Balken: der gebuchte Tag ist getönt, der Name steht direkt daneben im hellen Teil desselben Balkens. Leere Flächen ohne Aussage gibt es daneben nicht mehr.
Was das Team einträgt, erscheint in allen offenen Ansichten innerhalb weniger Sekunden von selbst, auch im Planer. Beim Zurückkehren in die App und nach einer Verbindungspause lädt Boxenplan sofort nach, und nach einem Update holt sich ein offener Tab die neue Fassung in einem ruhigen Moment selbst. Wer gerade etwas eingibt, ein Blatt offen hat oder einen Balken zieht, verliert dabei nichts.
In den Kundenstamm kommt eine Person bei der Übergabe nur noch, wenn sie den Hinweis dazu nachweislich erhalten hat: mit ihrer Unterschrift unter die Übernahme, mit dem spätestens am Tag der Übergabe gedruckten Vertrag oder über den Kunden-Link. Sonst zeigt das Team den Hinweis am Bildschirm, bevor es die Person aufnimmt, und Kontaktdaten aus früheren Ausleihen übernimmt Boxenplan nicht. Wer der Speicherung widersprochen hat, wird bei einer späteren Ausleihe nicht still wieder aufgenommen: Die App fragt nach und nimmt die Person nur mit ihrer ausdrücklichen Zustimmung auf; dafür behält sie von E-Mail-Adresse und Telefonnummer nur Hashwerte. Der Kundenimport kennt die Spalte „Letzte Ausleihe“, damit die Löschfrist dort beginnt und lange zurückliegende Kunden gar nicht erst übernommen werden. Ausweisfotos werden mit ihrer Buchung gelöscht, und im Standard-Mietvertrag hat die Tankregelung eine eigene Zeile.
Die Wochenansicht des Planers zeigt jetzt zwei Wochen und lässt sich auf eine bis vier Wochen stellen; jedes Gerät merkt sich die Wahl je Person. Kurze Buchungen, etwa über einen Tag, bekommen ein Namensschild, das in freie Nachbartage ragt. Wo dafür kein Platz ist, steht der Name abgekürzt, und ein Tipp oder die Maus zeigt ihn vollständig.
Die Module Essen und Urlaub gehören nicht mehr zum Angebot von Boxenplan und lassen sich in neuen Betrieben nicht mehr einschalten; Betriebe, die sie schon nutzen, behalten sie unverändert. Abwesenheiten wie Krankheit oder Berufsschule bleiben: Sie stehen auf der Startseite und unter „Mehr“, „Dienste“ in der Liste „Nicht da“.
Boxenplan führt wiederkehrende Kundinnen und Kunden jetzt in einem Kundenstamm, im Autohaus wie in der Autovermietung. Bei einer neuen Ausleihe sucht das Team nach Name, Firma, Telefon oder E-Mail, ein Tipp füllt die Kontaktfelder, und über den Kunden-Link bestätigen bekannte Kunden ihre Angaben nur noch. Gespeichert werden ausschließlich Kontaktdaten; Führerschein, Ausweis und Geburtsdatum bleiben an der einzelnen Ausleihe. Nach einer einstellbaren Frist ohne Ausleihe, ab Werk drei Jahre, löscht die App den Eintrag selbst, und Datenauskunft und Löschung mit Grund sind je Kunde eingebaut. Dazu kommt ein Import-Assistent für Kunden, Fahrzeuge und künftige Buchungen aus Excel oder CSV: Zeichensatz, Trennzeichen und Kopfzeile erkennt er selbst, nicht benötigte Spalten verwirft er, und nach Vorschau und Probelauf lässt sich ein Import 24 Stunden lang rückgängig machen.
Alle Preise sind Endpreise, Umsatzsteuer wird nicht berechnet. Der Preis selbst bleibt: 79 € je Monat und Standort mit allen Modulen, unbegrenzt vielen Nutzern und bis zu 10 Fahrzeugen, für je weitere angefangene 10 Fahrzeuge 34 €. So steht es auf der Startseite, in den Fragen und Antworten und in jedem neuen Angebot.
Der Admin eines Betriebs lädt jetzt alle Daten selbst in der App herunter: jede Tabelle als CSV und JSON, alle Vertragsdokumente und Fotos, Stammdaten und Vertragsvorlagen, mit Prüfsummen und einer Beschreibung des Aufbaus. Führerschein- und Ausweisbilder sind darin nur als Teil der Vertragsdokumente enthalten, Zugangscodes und Geheimnisse gar nicht. Der Abruf braucht den zweiten Faktor und steht im Zugriffsprotokoll.
Drei Verbesserungen aus der Praxis eines Autohauses. Eine Ausleihe hat jetzt ein freiwilliges Feld für den Firmennamen: Es steht auf dem Leihvertrag über dem Namen, im Planer, im Archiv und in der Suche, und der Kunde kann es im Kunden-Link selbst ausfüllen. Beim Löschen von Ausleihen, Verträgen, Schäden und Fahrzeugen bleibt ein Grund Pflicht, hat aber keine Mindestlänge mehr; ein Wort genügt, und es steht wie bisher im Aktivitätsprotokoll. Die Anbietergruppen im Planer lassen sich je Betrieb per Ziehen in die passende Reihenfolge bringen, etwa der eigene Fuhrpark zuerst.
Führerschein und Personalausweis lassen sich jetzt nebeneinander auf ein Bild legen: einmal die Vorderseiten, einmal die Rückseiten, zwei Aufnahmen statt vier. Boxenplan verbucht beide Bilder als Beleg für beide Dokumente, setzt die Vermerke „vorgelegt“ und druckt sie quer in den Vertrag, damit beide Karten lesbar bleiben. Der bisherige Weg mit vier Einzelaufnahmen bleibt wählbar, im Kunden-Link genauso wie in der Vermietung. Außerdem verkleinert das Handy jede Aufnahme vor dem Hochladen, zeigt sofort eine Vorschau und lädt im Hintergrund mit Fortschrittsanzeige; das Fotografieren dauert dadurch nur noch einen Bruchteil der bisherigen Zeit.
Boxenplan gibt es ab sofort in zwei Betriebsarten: Autohaus wie bisher und Autovermietung. Eine Vermietung reserviert auf eine Fahrzeugklasse statt auf ein einzelnes Auto; das Fahrzeug weist die Disposition später zu, und ein einstellbarer Aufbereitungspuffer zwischen zwei Mieten verhindert, dass ein Wagen zu früh wieder vergeben wird. Je Klasse gibt es einen versionierten Tarif mit Preis je Tag, Woche, Monat und Wochenende, Saisonzeiträumen, Freikilometern, Kaution, Selbstbeteiligung, Zusatzleistungen, Tank- und Reinigungsregeln, Verspätungsgebühr und Stornobedingungen. Der Planer zeigt neben den Fahrzeugen eine Ansicht nach Klassen mit der Zahl der freien Wagen je Tag, dazu eine Tagesliste aller Abholungen und Rückgaben mit Überfälligen oben. Wiederkehrende Mieter stehen im Kundenstamm; vor jeder Miete prüft die Software Mindestalter, Dauer des Führerscheinbesitzes, Gültigkeit von Führerschein und Ausweis und einen etwaigen Sperrvermerk, für Mieter und Zusatzfahrer gleichermaßen. Übergabe und Rückgabe verlangen Pflichtaufnahmen, Kilometer- und Tankstand, eine Zubehör-Checkliste und beide Unterschriften; bei der Rückgabe entsteht ein nachvollziehbarer Vorschlag für Mehrkilometer, Tank, Verspätung, Reinigung und neue Schäden. Abgerechnet wird mit fortlaufender, unveränderbarer Rechnungsnummer, Kaution als eigenem Vorgang und Zahlungsstand; Rechnungen lassen sich als CSV für die Buchhaltung ausgeben. Für Behördenanfragen nach einem Verkehrsverstoß gibt es eine Fahrerauskunft mit Protokoll. Betriebe in Österreich und der Schweiz werden dabei mit ihren Feiertagen, ihrer Währung und ihrem Steuersatz geführt.
Eine Autovermietung druckt jetzt einen Mietvertrag statt eines Leihvertrags. Er kommt wie das Autohaus-Papier vom Betrieb selbst: eigenes PDF hochladen und die Felder darauf setzen, oder die neue Standardvorlage übernehmen. Der Feldkatalog kennt alles, was zu einer Miete gehört – Fahrzeugklasse, Tarif und Mietdauer, Grundpreis, Freikilometer, Preis je Mehrkilometer, Kaution, Selbstbeteiligung für Haftpflicht und Vollkasko, Tankregelung, Zusatzleistungen, die Gebühren des Tarifs, Führerschein- und Ausweisangaben, zusätzliche Fahrer, die Zubehörliste bei Übergabe und Rückgabe und die Nachberechnung. Alle Werte stammen aus dem Tarif, der beim Buchen galt; ein später geänderter Tarif rührt einen gedruckten Vertrag nicht an. Die Standardvorlage umfasst drei Seiten: Vertrag, Übergabe und Rücknahme sowie Mietbedingungen mit Datenschutzhinweis und QR-Code für die digitale Unterschrift. Maßgeblich bleiben die Mietbedingungen des Vermieters. Neu ist außerdem die Rechnung als PDF mit Positionen, Rechenweg, Steuer, Zahlungsstand und Kaution, dazu eine Übersicht aller Rechnungen mit Zeitraum, Zahlungsstand und CSV-Export für die Buchhaltung. Für Anfragen von Behörden nach einem Verkehrsverstoß gibt es die Fahrerauskunft nun auch als fertiges Blatt: Kennzeichen und Zeitpunkt eingeben, Anlass angeben, und das PDF nennt Mietzeit, Mieter, Führerschein und Zusatzfahrer. Sie liegt hinter dem zweiten Faktor, wird unveränderbar festgehalten und jeder Abruf steht im Zugriffsprotokoll. Für Autohäuser ändert sich nichts.
Boxenplan liefert für Autovermietungen eine Mietvertragsvorlage mit. Sie ist ein Muster: von uns geschrieben und von keinem Anwalt freigegeben. Damit darüber kein Zweifel entsteht, steht der Hinweis „Muster, vom Betrieb vor Verwendung rechtlich zu prüfen“ jetzt auf jeder Seite der Vorlage und damit auch auf jedem Vertrag, der auf ihr gedruckt wird. Wer eine eigene, geprüfte Vorlage hochlädt, druckt ohne diesen Hinweis. Für den Inhalt des Mietvertrags ist der Betrieb verantwortlich; wir stellen die Software, nicht die Rechtsberatung. Eine Autovermietung wird deshalb erst freigeschaltet, wenn sie entweder eine eigene Vorlage hinterlegt oder ausdrücklich bestätigt hat, das Muster geprüft zu haben.
boxenplan.com hat zwei neue Seiten. Das Glossar erklärt neun Fachbegriffe rund um Leih- und Mietfahrzeuge, jeweils mit einer Definition und einem Satz dazu, wie Boxenplan damit umgeht: Leihwagenverwaltung, Ersatzfahrzeug, Werkstattersatzwagen, digitaler Leihvertrag, Übergabeprotokoll, Schadensdokumentation, Selbstbeteiligung, Freikilometer und Fahrerauskunft. Eine eigene Seite beschreibt die Betriebsart Autovermietung von der Reservierung auf eine Fahrzeugklasse über Tarife, Kaution, Übergabe und Fahrerauskunft bis zur Abrechnung; sie sagt auch offen, dass die mitgelieferte Mietvertragsvorlage ein Muster ist, für dessen Inhalt der Betrieb verantwortlich bleibt. Neu ist außerdem eine Tabelle, die sieben Aufgaben gegenüberstellt: Planung, Übergabe, Schadensnachweis, Vertrag, Suche, Doppelbelegung und Nachweisbarkeit, links mit Excel und Papier, rechts mit Boxenplan. Die Fragenabschnitte sind deutlich erweitert, und jede Seite zeigt unten, wann ihr Inhalt zuletzt geändert wurde.
Jede Person im Betrieb hat jetzt zwei Namen: einen Anzeigenamen für App, Chat und Dienstplan, der ruhig „Mimi“ oder „Caro“ heißen darf, und einen vollständigen Namen. Auf Leihvertrag, Mietvertrag, Probefahrt-Protokoll und Fahrerauskunft steht ab sofort ausschließlich der vollständige Name, überall sonst weiter der Anzeigename. Fehlt der vollständige Name, fragt die App beim Freigeben eines Vertrags danach, statt stillschweigend den Spitznamen zu drucken.
Wer keine eigene Vorlage für Probefahrten hochlädt, bekam bisher ein schlichtes weißes Blatt. Jetzt entsteht eine Probefahrtvereinbarung mit dem Briefkopf des Betriebs: Logo, Anschrift und Erreichbarkeit aus den Firmendaten, darunter Fahrzeug, Interessent mit Führerschein-Prüfvermerk, Begleitung, Zeitraum, Kilometerstände bei Beginn und Ende, Schäden, die Vereinbarung mit Hinweis auf die Selbstbeteiligung und Unterschriften beider Seiten. Auf jeder Seite steht rot, dass der Text ein Muster ist, das der Betrieb vor der Verwendung rechtlich prüfen sollte. Auf dem Leihvertrag steht jetzt außerdem, wer das Fahrzeug zurückgenommen hat.
Wer mit der App arbeitet, erreicht uns jetzt ohne Umweg: unter „Mehr“ eine Frage stellen, bei Bedarf mit Foto, und die Antwort steht im selben Verlauf. Die Leitung kann zusätzlich Verbesserungen vorschlagen und sieht, ob ein Vorschlag offen, geplant, umgesetzt oder abgelehnt ist. Kundendaten gehören nicht in den Support-Chat; die Verläufe werden nach 24 Monaten gelöscht.
Die Startseite von boxenplan.com stellt den Alltag am Tresen der Arbeit mit Boxenplan gegenüber: Zettel am Schlüsselbrett gegen den aktuellen Stand am Handy, Streit um einen Kratzer gegen das Foto mit Datum und Namen, Vertrag von Hand gegen Vertrag auf Knopfdruck. Ein neuer Abschnitt beschreibt die Einführung in drei Schritten: Fahrzeugliste, Mitarbeiter und die eigene Leihvertragsvorlage schicken, wir richten den Betrieb ein, pflegen die Vorlage ein und übernehmen die laufenden Leihwagentermine, danach bekommt jede Person ihren Zugangscode und eine Schulung per Video. Der bestehende Leihvertrag muss dafür nicht geändert werden. Preis und Erreichbarkeit stehen jetzt gleich im Kopfbereich.
Boxenplan betreibt jetzt mehrere Betriebe auf einer Plattform – strikt getrennt: Jeder Betrieb hat seine eigene Datenbank, eigene Fotos und Vertragsdokumente, eigene Zugangscodes, Sitzungen und Push-Schlüssel sowie eine eigene Adresse unter boxenplan.com. Ein Zugangscode gilt nur im eigenen Betrieb, Sicherungen laufen je Betrieb in getrennten Ordnern. Module wie Dienste, Urlaub, Essen, Aufgaben, Chat, Leihwagen und Begrüßung lassen sich je Betrieb ein- und ausschalten; der Anmeldebildschirm trägt Logo und Farbe des Hauses. Leihvertrag und Probefahrt-Protokoll entstehen aus der eigenen Vorlage des Betriebs mit einer im Dashboard gesetzten Feldkarte, Betriebe ohne Vorlage bekommen eine neutrale Standardvorlage. Für Vorführungen gibt es einen Demo-Betrieb mit erfundenen Daten, der jede Nacht zurückgesetzt wird. AGB, Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenschutzerklärung beschreiben die Mandantentrennung und die Verantwortung für den Inhalt der Vertragsvorlagen.
Boxenplan nennt seinen Preis jetzt offen: 79 € je Monat und Standort, netto, mit allen Modulen, unbegrenzt vielen Nutzern und bis zu 10 Fahrzeugen; jede weiteren angefangenen 10 Fahrzeuge kosten 34 € je Monat. Einrichtung aus der Ferne und Schulung per Video sind inklusive, eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht; die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate, danach ist der Vertrag monatlich kündbar. Ein Rechner auf der Startseite zeigt den Monatspreis für die eigene Fuhrparkgröße, drei Beispiele stehen daneben. Leistungen vor Ort gibt es auf Anfrage. AGB § 5 beschreibt das Preismodell.
Auf der Startseite der App meldet sich jede Person mit einem Tipp als abwesend – krank, Berufsschule oder sonstiges, mit Zeitraum. Hat die Person an diesem Tag Dienst, geht der Dienst automatisch an die nächste Person im Wochenplan; die Startseite zeigt die Vertretung, Vertretung und Leitung werden per Push benachrichtigt. Abwesenheiten erscheinen in der Tagesübersicht und im Urlaubskalender in eigener Farbe je Art, und jede Meldung steht im Aktivitätsprotokoll. Die Leitung kann Abwesenheiten auch für andere eintragen; Meldungen lassen sich zurücknehmen oder im Datum anpassen.
Für einen Leihvertrag lässt sich aus der Ausleihe ein persönlicher Link erzeugen, der 48 Stunden gilt und nur zu dieser einen Buchung führt. Das Team leitet ihn per SMS oder E-Mail weiter; der Kunde füllt auf dem eigenen Gerät Name, Anschrift, Telefon und E-Mail aus, fotografiert Führerschein und Ausweis und bestätigt die Datenschutzhinweise – ohne App, ohne Konto, ohne Weitergabe an Dritte. Die Angaben liegen danach in der Ausleihe als „vom Kunden ausgefüllt“ neben den bisherigen Werten; das Team prüft sie und übernimmt sie mit einem Tipp oder verwirft sie. Die Ausweisfotos erscheinen wie bisher ausschließlich im Vertragsdokument. Nicht übernommene Angaben werden 30 Tage nach Ende der Ausleihe automatisch gelöscht.
Die zuständige Person erhält Push-Benachrichtigungen zu ihren Buchungen: eine Stunde vor der geplanten Übergabe, am Morgen des Rückgabetags und bei Überfälligkeit alle vier Stunden tagsüber, bis das Fahrzeug zurückgenommen ist. Jede Person kann diese Erinnerungen in den Benachrichtigungseinstellungen für sich abschalten.
Angebote von Boxenplan weisen jetzt Umsatzsteuer und Bruttosumme aus, erklären die Fahrzeugstaffel verständlicher und lassen sich am Handy vollständig lesen. Die Laufzeitregel lautet im Angebot, in den AGB und auf der Webseite gleich: Der erste Monat ist kostenfrei, die Mindestlaufzeit von zwölf Monaten beginnt mit dem zweiten Monat, danach ist der Vertrag monatlich kündbar mit einem Monat Frist zum Monatsende, ohne stillschweigende Verlängerung.
Ein neuer Bereich für den Empfang zeigt, wer heute ins Haus kommt – nach Uhrzeit sortiert, mit Anrede, Name, Anlass, zuständiger Person, Kennzeichen und Notiz, umschaltbar auf morgen oder ein beliebiges Datum. Übergaben, Rückgaben und Probefahrten des Tages erscheinen von selbst aus der Leihwagenverwaltung, verknüpft mit der Buchung. Jeder Eintrag trägt eine Farbe, die sich aus Kästchen ergibt statt von Hand gesetzt zu werden: Rot, wenn E-Mail oder Telefon fehlen, Orange, wenn die Einwilligungserklärung noch aussteht, Grün, wenn alles vorliegt, Grau nach der Ankunft. Ein Tipp auf „Ist da“ hält den Zeitpunkt fest und benachrichtigt die zuständige Person aufs Handy. Für den Monitor am Empfang gibt es eine sich selbst aktualisierende Vollbild-Ansicht in großer Schrift, dazu die Tagesliste als PDF und ein druckbares Etikett für den Schlüsselanhänger. Wer nicht erschienen ist, wird am Folgetag so gekennzeichnet; Einträge werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Das Modul lässt sich je Betrieb ein- und ausschalten.
In der Begrüßung zählt ein unterschriebener Leihvertrag nicht mehr als Einwilligungserklärung. Die EWE ist das eigene Dokument des Betriebs für Werbung und Kontaktaufnahme; Grün erscheint nur, wenn sie ausdrücklich als vorliegend gekennzeichnet oder am Empfang eingeholt wurde. Einträge aus der Leihwagenverwaltung stehen bis dahin auf Orange. In der Ausleihe gibt es dafür das Kästchen „EWE liegt vor“, das bei wiederkehrenden Kunden mit gleichem Nachnamen und gleicher Telefonnummer aus einer früheren Buchung vorbelegt wird; eine am Empfang eingeholte EWE wird an der Buchung vermerkt. Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag beschreiben den Vermerk entsprechend.
Eine geplante Buchung lässt sich im Planer jetzt auch senkrecht ziehen und damit auf ein anderes Fahrzeug legen; der Zeitraum bleibt dabei unverändert. Die Zielzeile wird während des Ziehens hervorgehoben, am Touchgerät startet die Geste wie bisher nach kurzem Gedrückthalten, eingeklappte Anbietergruppen öffnen sich beim Darüberziehen, und ein Wechsel zwischen Anbietern ist möglich. Ist das Zielfahrzeug im Zeitraum belegt, kehrt die Buchung mit einem Hinweis an ihren Platz zurück. Das Fahrzeug lässt sich nur tauschen, solange die Buchung geplant ist und weder Unterschrift noch abgelegtes Dokument daran hängen – so bleibt kein Vertrag auf ein Fahrzeug ausgestellt, das gar nicht gefahren wird. Der Wechsel lässt sich 30 Sekunden lang zurücknehmen, das Vertragsdokument entsteht beim nächsten Öffnen mit den Daten und Schäden des neuen Fahrzeugs, und jeder Wechsel wird mit altem und neuem Fahrzeug im Aktivitätsprotokoll festgehalten.
Boxenplan läuft jetzt in einem Rechenzentrum in Nürnberg (Deutschland). Die Betriebsdaten liegen dort auf einem verschlüsselten Datenspeicher, tägliche Sicherungen werden verschlüsselt an einen zweiten Standort in Deutschland übertragen und 30 Tage aufbewahrt, und die Wiederherstellung wird regelmäßig automatisch geprüft. Für das Team ändert sich nichts: Adressen, Anmeldungen und Benachrichtigungen bleiben erhalten. Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag beschreiben den neuen Betrieb, einschließlich dessen, was die Verschlüsselung leistet und was nicht.
Eine Buchung ist jetzt entweder ein Kundenleihwagen, ein Dienstwagen oder eine Probefahrt. Die Art wird beim Anlegen gewählt, ist im Planer an Farbe und Symbol zu erkennen und lässt sich filtern. Beim Dienstwagen tritt der Fahrer aus dem Mitarbeiterverzeichnis an die Stelle der Kundendaten, erfasst werden Zeitraum, Kilometerstände und auf Wunsch der Zweck – Vertrag, Unterschrift und Ausweiskopien entfallen. Laufende Dienstfahrten erscheinen auf der Tagesübersicht. Die Probefahrt erfasst Interessent, Telefonnummer, Führerschein, geplante Dauer und die begleitende Person aus dem Verkauf; Schäden und Kilometerstände laufen wie beim Leihwagen. Dazu gibt es auf Wunsch ein kurzes Probefahrt-Protokoll zum Unterschreiben – in der App, über einen QR-Link auf dem Gerät des Interessenten oder als abfotografiertes Papier. Es wird versiegelt im Archiv abgelegt und dort eigens gekennzeichnet. Jedes Fahrzeug trägt eine Standard-Nutzungsart, die eine neue Buchung vorbelegt, ohne sie festzulegen. Alle bestehenden Regeln gelten für alle drei Arten gleichermaßen.
Kennzeichen, Bezeichnung und Fahrgestellnummer lassen sich jetzt unmittelbar am Fahrzeug ändern. Berechtigt sind Leitung, Geschäftsführung und Fuhrpark; jede Änderung wird mit altem und neuem Wert im Aktivitätsprotokoll festgehalten. Bereits abgelegte Verträge behalten die Angaben, die zum Zeitpunkt des Vertrags galten.
Nach fünf Fehlversuchen von derselben Netzwerkadresse verlangt die Anmeldung eine Minute Wartezeit, nach zehn Fehlversuchen wird sie gesperrt und nur die Leitung kann sie wieder freigeben. Bestehende Anmeldungen sind davon nicht betroffen. Gezählt wird je Adresse, nicht je Person, denn ein falscher Code gehört zu niemandem; gespeichert werden nur die Zahl der Fehlversuche, eine Gerätebezeichnung und die Zeitpunkte, und die Zählung verfällt nach einem Tag. Sperren und Freigaben stehen im Aktivitätsprotokoll.
Aufnahmen von Führerschein und Ausweis sowie abfotografierte Papierverträge wurden ab etwa anderthalb Megabyte abgewiesen, weil eine allgemeine Größengrenze vor der eigentlichen Prüfung der jeweiligen Funktion griff. Die betroffenen Wege nutzen nun ihre eigene, deutlich höhere Grenze; überschreitet eine Datei diese, erscheint eine verständliche Meldung statt einer technischen Fehlerseite.
Neu vergebene Zugangscodes bestehen aus acht Zeichen und werden als „PZ-XXXX-XXXX“ geschrieben. Das verwendete Alphabet lässt verwechselbare Zeichen aus, damit die Weitergabe am Telefon weniger fehleranfällig ist; beim Eintippen sind Bindestriche und Groß- oder Kleinschreibung unerheblich. Bestehende Codes behalten ihre Gültigkeit, eine erneute Anmeldung ist nicht erforderlich. Die Leitung sieht in der Mitarbeiterverwaltung, welche Codes noch aus der kurzen Fassung stammen, und kann sie einzeln erneuern; dabei endet der bisherige Code und die Geräte der Person werden abgemeldet.
Der Schutz gegen systematisches Durchprobieren arbeitet jetzt dreistufig und sperrt keine Netzwerkadressen mehr, damit gemeinsam genutzte Anschlüsse niemanden aussperren. Fünf Fehlversuche auf denselben eingegebenen Code sperren diesen Code für 15 Minuten; die Sperre endet von selbst, die Leitung wird benachrichtigt und kann sie früher aufheben. Je Absenderadresse verzögert sich ab dem zehnten Fehlversuch jede weitere Antwort um zwei Sekunden, ohne dass eine Sperre ausgesprochen wird. Für die gesamte Instanz gilt zusätzlich eine Obergrenze an Fehlversuchen je Minute. Bestehende Anmeldungen bleiben in allen Fällen unberührt, und der eingegebene Code wird nicht gespeichert.
Der Leihwagen-Planer schattiert gesetzliche Feiertage jetzt nach dem eingestellten Bundesland. Alle 16 Bundesländer sind hinterlegt, die Wahl trifft die Leitung in den Einstellungen.
Die Tageszeile des Leihwagen-Planers überdeckte am Handy die erste Fahrzeuggruppe. Sie sitzt jetzt richtig.
Die interaktive Demo auf boxenplan.com zeigt das aktuelle Datum und bietet im Planer die Ansichten Tag, Woche und Monat. Der Abschnitt zur Einführung heißt jetzt „Schulung und Einführung“. Die AGB stellen klar: Die Einrichtung ist inklusive, Preiserhöhungen sind während der Mindestlaufzeit ausgeschlossen, die tägliche Sicherung leistet der Anbieter, und das Modul Chat ist in AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben.
Vertragsdokumente und Ausweiskopien öffnen sich nur noch nach Eingabe eines Einmalcodes aus einer Authenticator-App (Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder Apple Passwörter). Jede Person richtet den zweiten Faktor einmal ein und erhält einen einmaligen Wiederherstellungscode; die Freigabe gilt 15 Minuten je Gerät, danach fragt die App erneut. Die Codes werden serverseitig geprüft, jeder Code gilt nur einmal, Fehlversuche sind begrenzt. Bei einem Handywechsel setzt die Leitung den zweiten Faktor zurück. Jeder Zugriff auf ein Dokument wird mit Zeitpunkt, Person und Gerät protokolliert und ist für die Leitung einsehbar. Der Auftragsverarbeitungsvertrag beschreibt die Maßnahme in Anlage 1.
Bei Übernahme und Rücknahme gibt es jetzt die Reichweite als Feld; sie steht auch im Leihvertrag neben Kilometerstand und Tankfüllstand. Blieb ein Fahrzeug seit der letzten Rücknahme unbewegt, bietet die neue Ausleihe an, Kilometerstand, Tankfüllstand und Reichweite aus der letzten Rücknahme zu übernehmen. Die Toleranz ist einstellbar (Vorgabe: bis 5 km Abweichung), übernommene Werte bleiben änderbar und sind im Vertrag als übernommen vermerkt. Die Funktion ist ein Angebot, nie automatisch, und lässt sich je Fahrzeug abschalten.
Die Leitung sieht in einem eigenen Bereich jede Änderung in der App: Zeitpunkt, Person, Modul, was passiert ist und bei Werten alt und neu – etwa eine verschobene Ausleihe, ein behobener Schaden, eine freigegebene Vertragsfassung oder eine zugewiesene Aufgabe. Zugriffe auf das Vertragsarchiv stehen ebenfalls drin. Die Liste ist nach Tag gruppiert, lässt sich nach Person, Modul, Zeitraum und Suchwort filtern, ein Tipp öffnet den betroffenen Datensatz, ein Export als CSV ist möglich. Einträge sind unveränderbar, auch für Administratoren, und werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht. Erfasst werden nur Änderungen und Dokumentzugriffe – kein Ansehen von Listen, kein Standort, keine Nutzungszeiten. Das Löschen von Ausleihen, Verträgen, Schäden und Fahrzeugen erfordert jetzt eine Begründung, die mitprotokolliert wird.
Sobald ein Leihwagen unterwegs ist, lässt sich seine Ausleihe im Planer nicht mehr verschieben; Beginn und Übernahmezeit sind gesperrt. Nur das Ende darf noch verlängert werden, nie vor den aktuellen Zeitpunkt. Die App weist beim Versuch kurz darauf hin, und jede Verlängerung steht mit altem und neuem Ende im Protokoll.
Eine Anmeldung gilt jetzt für bis zu fünf Geräte gleichzeitig – Handy, Tablet und Rechner nebeneinander, ohne dass eines das andere abmeldet. Kommt ein sechstes dazu, endet die am längsten ungenutzte Anmeldung, und die App nennt das betroffene Gerät. Unter „Meine Geräte“ sieht jede Person ihre angemeldeten Geräte mit Gerätetyp, Browser, erster Anmeldung und letzter Nutzung; das aktuelle Gerät ist markiert und jedes lässt sich einzeln oder gesammelt abmelden. Die Leitung kann die Geräte eines Kontos einsehen und aus der Ferne abmelden, etwa bei einem verlorenen Telefon; ein neuer Zugangscode beendet weiterhin alle Anmeldungen. Anmeldungen ohne Nutzung laufen nach 90 Tagen ab, und mit einer Anmeldung endet auch die Push-Registrierung des Geräts. Gespeichert werden dafür nur Gerätetyp und Browser, keine Adressen und keine Standorte; jede Abmeldung steht im Aktivitätsprotokoll, Anmeldungen bleiben ungeloggt.
Wird bei einer laufenden Ausleihe der Rückgabe-Kilometerstand eingetragen, wechselt der Status automatisch auf „zurück“ und die Rücknahmezeit wird gesetzt. Ein kurzer Hinweis meldet den Wechsel und lässt ihn 30 Sekunden lang zurücknehmen, falls die Eingabe im falschen Feld gelandet ist. Der Statuswechsel von Hand bleibt daneben bestehen, und jeder Wechsel steht im Aktivitätsprotokoll.
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Neu sind drei Themenseiten: „Leihwagenverwaltung im Autohaus“ beschreibt, was eine Leihwagenverwaltung vom Planer bis zum Archiv leisten muss. „Leihvertrag digital unterschreiben“ erklärt die drei Wege Bildschirm, QR-Code und Papier und was dabei dokumentiert wird. „Schadensdokumentation beim Leihwagen“ zeigt, warum ein Schaden zum Fahrzeug gehört und nicht zum einzelnen Vertrag. Alle Seiten laden jetzt in einem Zug, ohne dass Gestaltung nachgeladen werden muss.
Die Produktseite wurde von Grund auf neu gestaltet: dunkles Design mit Umschalter auf hell, eine interaktive Demo mit erfundenen Daten direkt auf der Seite, Bildschirmfotos für Handy und PC, der Ablauf vom Planen bis zum Archiv und ein kürzeres Anfrageformular. Der Schwerpunkt liegt jetzt klar auf der Leihwagenverwaltung; die übrigen Module bleiben als Ergänzung beschrieben. Die Vertragsbedingungen nennen jetzt ausdrücklich die Mindestlaufzeit von zwölf Monaten und die anschließende monatliche Kündbarkeit.
Balken in Statusfarben, überfällige Rückgaben mit Warnsymbol, Kundenname und, wenn Platz ist, Uhrzeit und Auftragsnummer direkt im Balken. Dazu rote Heute-Linie, schattierte Wochenenden und Feiertage nach Bundesland, Fahrzeuge nach Anbieter gruppiert, Filter nach Anbieter, Status und Suche sowie die Ansichten Tag, Woche und Monat.
Der Planer hat kein eigenes Scrollfeld mehr, gescrollt wird die Seite. Die Tageszeile bleibt oben stehen, die Fahrzeugspalte links. Am Computer passen Woche und Monat vollständig in die Breite.
Ab 1200 Pixeln stehen zwei Spalten nebeneinander, ab 1600 drei. Lange Texte bleiben schmal und damit lesbar, die Seitenleiste lässt sich auf Symbole verkleinern.
Ein geöffnetes Vertrags-PDF landete auf dem Handy in einem Fenster ohne Rückweg. Jetzt öffnet es sich als eigenes Blatt mit Schließen oben und Teilen unten; auch die Zurück-Geste schließt es.
Aufgaben haben einen eigenen Bereich mit den Ansichten Meine, Alle und Erledigt; am Symbol steht die Zahl der offenen. Eine Aufgabe kann Beschreibung, Priorität und mehrere Zuständige haben, dazu eine Checkliste, kurze Kommentare und Fotos direkt aus der Kamera, auch als Nachweis beim Abhaken. Wiederkehrende Aufgaben legen die nächste beim Abhaken selbst an.
Feste Kanäle für das Team, ein Ankündigungskanal, in dem nur die Leitung schreibt, je Abteilung ein eigener Kanal und Direktnachrichten zwischen zwei Personen. Ausleihen, Fahrzeuge und Aufgaben lassen sich als Kachel teilen, aus einer Nachricht wird per langem Druck eine Aufgabe. Nachrichten erscheinen ohne Neuladen, Fotos kommen nur aus der Kamera, und aufgeräumt wird automatisch: Nachrichten nach 90 Tagen, Fotos nach 30.
Aufgeräumtere Oberfläche mit großen Titeln, weicheren Karten, Milchglas-Kopfzeile und schwebender Navigationsleiste. Formulare kommen als Blatt von unten, beim Laden stehen Platzhalter statt Ladetexten, am Handy aktualisiert ein Ziehen nach unten. Funktionen und Aufbau blieben unverändert.
Der Leihvertrag wird direkt in der App unterschrieben: vom Kunden und vom Mitarbeiter, bei Übernahme und bei Rückgabe. Wer lieber am eigenen Handy unterschreibt, scannt den QR-Code auf dem Ausdruck. Auf Papier unterschriebene Verträge lassen sich abfotografieren oder als PDF hochladen. Jede Ausleihe hat am Ende ihr Dokument im Archiv, durchsuchbar nach Kennzeichen, Modell, Name, Auftragsnummer und Zeitraum.
Vor der Unterschrift lässt sich der komplette Vertrag samt Überlassungsbedingungen öffnen; der Kunde bestätigt das Lesen mit einem Häkchen. Zu jeder digitalen Unterschrift hält die App fest, wann und auf welchem Weg sie kam. Führerschein und Ausweis können abfotografiert und an den Vertrag gehängt werden. Nach Übernahme und nach Rückgabe wird je eine Fassung freigegeben und mit Prüfsumme versiegelt; der Kunde lädt seinen Vertrag über seinen QR-Link herunter.
Ganz oben steht in einer Karte, wer heute Dienst hat, welche Leihwagen rausgehen oder zurückkommen und wer im Urlaub ist. Fahrzeuge öffnen sich mit einem Tipp als eigenes Blatt mit Fahrzeugdaten, Schadensskizze und Verlauf.
Fahrzeuge und Anbieter pflegen, Ausleihen anlegen und im Planer per Ziehen verschieben, Schäden auf einer Fahrzeugskizze markieren und den Leihvertrag fertig ausgefüllt drucken.
Ein Schaden wird einmal eingetragen, mit Bezeichnung, Datum, Name und Fotos, und bleibt am Fahrzeug, bis ihn jemand auf „behoben“ setzt. Bei Übernahme und Rücknahme steht dieselbe Skizze; der Leihvertrag zeigt oben den Zustand bei der Übergabe und unten, was während der Ausleihe dazugekommen ist.
Am großen Bildschirm nutzt Boxenplan die volle Breite: Navigation links, Inhalte nebeneinander, im Leihwagen-Planer mehrere Wochen auf einen Blick. Am Handy bleibt alles wie gewohnt.
Kein Speichern-Knopf mehr: Jede Eingabe wird übernommen, oben steht der Stand. Die Ausleihe entsteht, sobald Fahrzeug und Name stehen. Schäden lassen sich also gleich beim Anlegen markieren.
Statt einer Rotation ist pro Wochentag eine feste Person eingeteilt, die eine Tages-Checkliste abhakt.
Die Leitung sieht alle Bestellungen zusammengezählt („3× Rührei-Brötchen“), Abweichungen und Sonderwünsche stehen eingerückt darunter. Damit lässt sich die Bestellung in einem Rutsch aufgeben.
Eigene, noch nicht bezahlte Bestellungen kann jede Person selbst stornieren; die Leitung kann jede Bestellung entfernen.
Pro Restaurant lässt sich eine Uhrzeit hinterlegen. Danach nimmt die App keine Bestellungen mehr an.
Boxenplan meldet sich, wenn das Essen da ist, eine Aufgabe zugewiesen wird oder der Dienst ansteht. Jede Person schaltet das einmal für ihr Gerät frei.
Aufgaben bekommen ein Datum, auf Wunsch mit Uhrzeit. Überfälliges wird rot hervorgehoben.
Die App lässt sich zwischen hellem und dunklem Design umschalten; die Einstellung merkt sich jedes Gerät für sich.
Die erste Fassung geht in den täglichen Einsatz: Dienstplan, Urlaubsplanung, Essensbestellung und Aufgaben, im Browser und installierbar auf dem Handy.
Der Bezahlen-Knopf in der Essensbestellung kopiert die Zahlungsadresse und öffnet die Bezahl-App, der Betrag steht dabei. So bleibt für das Team nichts hängen.
Artikel können ankreuzbare Optionen haben, etwa „ohne Zwiebeln“, dazu ein Freitextfeld für Sonderwünsche. Beides steht in der Bestellung und in der Sammelübersicht.
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